Papierloses Büro mit DEVONthink

DEVONthink LogoEin papierloses Büro ist ein hoher Anspruch.

Alles einfach reintun, alles einfach gezielt finden.
Ideal wäre ja, alles, was reinkommt, landet automatisch fertig verschlagwortet und einsortiert in einem Speicher, der automatisch gesichert wird und den man mit allen möglichen Endgeräten auch von der Ferne erreichen kann.
idealerweise über alle Endgeräte (Rechner, Mobiltelefon, Tablet) in der gleichen Art und Weise.

Wie lange ist langfristig?

Eine weitere zu bedenkende Forderung: Da es hier um eine langfristige Aufbewahrung geht, muss alles abgelegt in einem“stabilen“ Format gespeichert werden. Zudem muss jede genutzte Software die Dokumente im Original, mit allem zugefügten Metadaten und idealerweise auch in einer eventuell angelegten Struktur auch wieder hergeben.
Das alles läßt sich mit etwas Gehirnschmalz und geringem finanziellen Aufwand herstellen.

Was soll archiviert werden?

Idealerweise jedes Dokument, was per Papier oder Mail das Haus betritt. Alles, was nicht Dokument ist, also gegenständlich aufbewahrt werden muss, kann danach gleich in den Aktenvernichter.
Wendet man diese letztgenannte Unterscheidung auf alle Papiere an, bleiben erstaunlich wenige Sachen übrig, die man anschließend eindimensional in Ordner ablegen muss. Dazu zählen Verträge mit Originalunterschrift, dazu zählen nicht mehr Rechnungen. Nach der Änderung des Signaturgesetzes müssen Rechnungen als PDF nicht mehr signiert werden.
Bei Rechnungen per PDF muss nur Sorge dafür getragen werden, dass der Weg der Rechnungserstellung nachvollziehbar ist. Und wenn ich als Kunde eine Rechnung als PDF bekomme und der nicht widerspreche, ist diese Bedingung erfüllt.

Wie sollte archiviert werden?

Klare Aussage: Als PDF. Ein PDF ist per Definition „portabel“, sprich von Betriebssysteme und speziellen Programmen unabhängig. In macOS z.B. ist PDF ein systeminternes Format, d.h. es kann ohne weitere Hilfsmittel angezeigt werden. Und bei Archivierung denken wir ja an Zukunft: Durch diese große Verbreitung und tiefe Integration gehen wir davon aus, dass PDF Dokumente auch in 30 Jahren noch gelesen werden können.

Einfach einfügen…

Der nächste wichtige Schritt ist das Sammeln von Informationen. Idealerweise habe ich von überallher auf meinem Rechner und noch idealerweise auch auf allen verbundenen iPads und iPhones einen schnelle Möglichkeit, das, was ich grad lese, bearbeite oder ansehe möglichst unterbrechungsfrei und schnell irgendwo abzulegen und es dann in einer ruhigen Minute einzusortieren.

Schnell finden

Sind diese Informationen dann eingepackt, dann möchte ich sie schnell und einfach finden können, und das am schönsten natürlich ohne zuviel Grundrauschen. Eine Suche nach „Rechnung“ wird in jeder Sammlung irgendwann ein Ergebnis liefern, bei dem sich die gesuchte Information in der langen Liste der Ergebnisse versteckt. Der Heuhaufen ist zu groß.

Dann sollte mein digitales Archiv eine schnelle Eingrenzung ermöglichen, also z.B. mit logischen Operatoren in der Suche. Logische Operatoren wären in unserem Beispiel „Rechnung AND 2016 AND XXXX“. Schon schrumpft die Liste auf alle Rechnungen aus 2016 an den Kunden XXXX.

Hilfreiche Kleinigkeiten

Erreichen kann man so etwas, indem man das Archiv unterstützt: Bei der Einsortierung der Dokumente aus dem Eingangskorb sollte man jedes Dokument kurz verschlagworten. Je nach Programm geht das intuitiv und schnell oder kompliziert und langsam.
Ist letzteres der Fall, nutzt man diese Verschlagwortung nicht mehr, und dann ist das Klassenziel für das Archivsystem verfehlt.

Letzter wichtiger Punkt: Verfügbarkeit. Ich hätte natürlich gern alle meine Informationen überall gesichert zur Verfügung, also die Urlaubsreservierung dann auch am Empfang des Hotels auf dem iPhone anzusehen.

Alle bis hierher aufgestellten Anforderungen beherrscht das Programm „Devonthink“ hervorragend. Seit vielen Jahren auf dem Markt, kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert hat es durch ein signifikantes Update und ein „Schwesterprogramm“ für iOS einen gewaltigen Schritt nach vorn getan.

Man kann jetzt seinen gesamten Datenbestand zwischen Macs und iOS-Geräten synchronisieren. Und eben nicht nur den Inhalt, sondern auch die komplette Einordnung und alle Schlagworte.

Zusätzliches Highlight: In der Pro-Version der iOS -Version werden ALLE Metadaten synchronisiert, die komplette Suche ist also auch auf dem iPad oder iPhone möglich, die gefundenen Daten in Form eines PDF, Textes, Word, Pages – Dokumentes werden aber dazu nicht benötigt.

Die können dann bei Bedarf nachgeladen werden. Genial für Menschen mit großen Datenbanken und kleinem Speicher im iPhone.

Einrichtung

Die ist sehr einfach. Programm installieren, Seriennummer eingeben und einen Speicherort für die erste Datenbank wählen.

Wer seine PDFs bisher in einer irgendwie gearteten Ordnerstruktur abgelegt hat, kann diese komplette Struktur jetzt importieren. Schlagworte in PDF-Dokumenten werden automatisch beachtet und separat gespeichert, stehen als nach dem Import sofort zur Verfügung.

Innerhalb des Programmes lassen sich Gruppen bilden, in die man die Dokumente einsortieren kann. Hat man, wie in unserem Beispiel, eine komplette Ordnerstruktur importiert, dann ist diese Struktur bereits in Gruppen nachgebildet.

Diese Gruppen werden später sinnvoll: Ein Dokument, welches man einordnen möchte, aber sich nicht mehr genau erinnert, wo andere Dokumente ähnlichen Inhaltes abgelegt sind: Devonthink hilft einem dabei: Über den Punkt „Einordnen“ schlägt das Programm Gruppen mit ähnlichem Inhalt vor. Und je mehr Dokumente ähnlichen Inhalts darin sind, um so besser ist die Treffsicherheit. Das funktioniert so gut, dass die nächste einzuordnende Steuererklärung schon fast von selbst in die richtige Gruppe wandert.

Lästige Duplikate

Dieses genaue Wissen über Inhalte erlauben eine weitere wunderbare Hilfestellung: Ein frisch importiertes Dokument, welches sich schon in der Sammlung befindet, wird erstaunlich genau gefunden, selbst wenn es einen anderen Namen hat. Man sieht auf einem Blick, dass das gerade in den Eingangskorb gelegte Dokument schon mal irgendwo in der Datenbank ist. Das kann man sich anzeigen lassen und eine der beiden Versionen dann entfernen.

Synchronisation

Die Einrichtung der Synchronisation ist einfach: Man legt auf einem der angebotenen Dienste einen Speicherort an. Das kann Dropbox, OneDrive, iCloud oder ein eigener WebDAV-Server auf z.B. einer Synology Diskstation sein. Zu diesem Speicherort wählt man ein Kennwort, mit dem Devonthink dann den kompletten Transfer (und die Dateien) verschlüsselt.

Um den Inhalt auf einem anderen Gerät zu sehen, legt man entweder bei iOS-Geräten den identischen Speicherort mit identischem Kennwort an, wählt eine oder mehrere der abgelegten Datenbanken aus und sofort danach fangen die Dokumente an, sich zu synchronisieren. Wie bereits oben erwähnt, braucht es die Pro-Version, um eine Trennung der Metadaten-Synchronisation von der Dokumenten- Synchronisation zu erreichen.

Auf einem weiteren Mac ist es fast genauso: Nach Anlegen des Speicherortes erscheint im Einstellungsfenster unter „entfernte Datenbanken“ die Gewünschte. Anwählen, und mit Rechtsklick sagen „Entfernte Datenbank importieren“.

Und ab jetzt wandern neu eingelesene Dokumente automatisch zwischen allen Geräten hin und her. Wer einen Schritt in ein gut funktionierendes papierloses Büro machen will, der sollte sich die Kombination Devonthink Pro und Devonthink to Go genau ansehen.

Eine der verfügbaren Versionen bindet auch die wunderbaren Fujitsu-Scanner samt Texterkennung ein, ein mit einem per WLAN angebundener ix100 erleichtert das „mal eben einen Brief scannen“ ungeheuer.

Der jährlich beim Autor anfallende Papierstapel ist von 4 großen Leitz-Ordner pro Jahr auf einen kleinen alle zwei Jahre geschrumpft.