Ein wunderbares Notizensystem
Apple hat mit iOS 18 den Notizen ein weiteres Update verpasst, und über die Versionen und Jahre ist da ein richtig gutes Programm für die Verwaltung von wichtigen und interessanten Informationen geworden. Im letzten Update ist die Möglichkeit dazu gekommen, Notizen zu verlinken, ein wichtiger Schritt zu einem Wissensmanagement-System.
Sieht man sich mal an, was an anspruchsvollen Notizenapps so auf dem Markt sind, dann gibt es für sie Verwaltung großer Mengen von Notizen diverse Kandidaten, Notion und Obsidian hier besonders erwähnt. Notion ist für Organisation und Bearbeitung von Notizen im Team, Obsidian für alles, was möglich ist für den Einzelnutzer. Die Apple-Notiz-App ist auf allen Geräten, verbunden über iCloud und gut eingebettet in das Apple-Universum und kann viel und ist flexibel genug, dass jeder Nutzertyp damit klar kommt. Beobachtet man die Nutzer in seinem Umkreis und deren Umgang mit Notizen, dann fallen einem grob 4 Typen auf:
1.) Das war hier irgendwo
Diese Spezies hat alle Notizen irgendwo gespeichert, erinnert sich ungefähr, wann das war und scrollt sich durch die Liste. Ärgerlich, wenn das Zeitgedächnis nicht mehr das beste ist.
2.) Wer suchet, der findet
Alle Notizen irgendwo, erinnert sich ungefähr was drin stand und nutzt das Suchfeld. Pech, wenn die Erinnerung schwach ist oder der Suchbegriff zu allgemein. Dann wird diese Spezies zum „Das war hier irgendwo, Moment, ich habs gleich!“- Typen.
3.) Das muss in diesem Ordner sein
Dies Art Nutzer hat seine Notizen fein säuberlich in Ordner geräumt. Kommt an seine Grenzen, wenn es themenähnliche Ordner gibt, also z.B. „Haus“ und „Steuern“. Wird dann Opfer der Suche: eine in einem Ordner gestartete Suche ändert den Fokus auf „alle Notizen“.
4.) Overengineerd
Nutzt viele der Möglichkeiten, die Notizen bietet, etwas Order, etwas Tags, etwas anpinnen. Verläuft sich dann ab und zu im Gestrüpp seiner eigenen Logik.
Was will man erreichen?
Wer nur wenige Notizen hat, so in der Größenordnung 100, der wird von einem stringenten System nur wenig profitieren. Wer viele Notizen hat, von kleinen Schnipseln zu wichtigen dauerhaften Informationen, der kann mit einem mitwachsenden und zukunftssicheren System stark profitieren. Ein solches System wollen wir im folgenden skizzieren.
Das Prinzip
Wir organisieren Notizen so, dass das System „elastisch“, d.h. dass es nicht mit zunehmender Menge an Notizen immer unübersichtlicher wird und doch später immer in eine Suche nach der Nadel im Heuhaufen gleicht.
Wir nutzen ausdrücklich KEINE Ordner, ausser zur kurzfristigen Gruppierung, wir nutzen nur den Standard-Ordner „Notizen“, im dem alle neuen Notizen automatisch landen. Um unsere Notizen zu organisieren, nutzen wir Kollektionen, Hubs, Tags und eine Startseite. Um das verständlicher zu machen, nehmen wir als Beispiel, dass Reisen organisiert werden sollen. Es gibt also eine Notiz »Teneriffa 2025«, auf der alles gesammelt ist, was wichtig ist: Flugzeiten, Infos zu Aktivitäten. Es gibt Weblinks zu interessanten Orten, das PDF der Buchungsbestätigung ist angehängt. Der im Moment einzige Schritt zur Nutzung unseres neuen Systemes ist die Vergabe eine sogenannten »Tags«, ein Etikett. Das kann irgendwo auf der Seite stehen, wir empfehlen am Ende der Seite, weil das Notizprogramm alle Tags, die aus der Liste vergeben werden auch unten anordnet. Also den Cursor ans Ende der Notiz setzen, gern einige Leerzeilen, und dann tippt man (in unserem Beispiel) das Balkenkreuz (# ) und direkt danach den Text des Tags, also hier „reisen“. Nach einem Leerzeichen ändert das Notizprogramm das Aussehen geringfügig, als Zeichen, dass das Tag akzeptiert wurde.
Vorbereitungen
Jetzt wollen wir unsere Reisenotiz vernünftig einordnen. Das tun wir auf zweierlei Art: einmal wollen wir alle mit dem Reisen-Tag markierten Notizen anzeigen und zweitens wollen wir auch einen geführten Weg zu dieser Notiz haben.
Die Startseite „Home“
Dazu legen wir eine neue Notiz an, nennen Sie „🔝Home“ oder Start, wie es passt. Das kleine Symbol vor dem Home ist ein Unicode-Symbol, das bekommen Sie aus der „Emoji & Symbole“ – Palette. Damit hat man eine schnellen visuellen Hinweis auf die Art der Notiz.
Geben Sie der Startseite zwei Tags: #referenz und #hubs. Zu den Hubs kommen wir gleich. In der Notiz mit einer Unterüberschrift einen Bereich erstellen: „Aktuell“, in der Zeile darunter tippen Sie zwei > ein, nach dem zweiten poppt eine kleine Liste der vorhandenen Notizen auf. Nach den danach getippten Zeichen „Teneriffa“ sollte die Notiz Teneriffa 2025 da sichtbar sein, die wählen wir aus. Die Startseite sieht jetzt so aus:
Das sieht jetzt in etwa so aus:
Ein Klick auf die Zeile unter Aktuell öffnet die Notiz zur Reise. Diese Notiz bekommt jetzt am Ende der Notiz das Tag »Reisen«, damit finden wir es nachher auch in den Kollektionen und Taglisten.
Schön wäre es, jetzt auch wieder direkt zur Startseite zurück zu kommen. Da Notizen leider (noch) keine automatischen Backlinks unterstützt, einfach in der Notiz Teneriffa 2025 direkt unter dem Titel wieder zwei > tippen und dann „Home“ auswählen. Und vielleicht noch einen Link genau so legen für den übergeordneten Hub.
Man kann ahnen, wohin es geht: Von der »Home«-Seite gibt es geführte Links auf wichtige/aktuelle Notizen, und man kann hin- und herspringen.
Bequemer Einstieg von überall
Um schnellen Zugriff auf dieses geführte System zu haben, empfiehlt sich, einen Sprung direkt auf die „Home“- Notiz zu ermöglichen. Das kann man wunderbar mit der App „Kurzbefehle“ erreichen. Neuen Kurzbefehl anlegen (siehe Screenshot), den dann über das Menü auf den Home-Bildschirm legen. Wenn sich die Notiz öffnet hat man alles geordnete vor Augen, ein Wisch nach rechts bringt dann die Zeitleiste, ein weiterer Wisch die Gruppen und die Tags. Diesen Kurzbefehl kann man auf neueren iPhones zum Beispiel auch auf die Aktionstaste legen.
Um die Home-Notiz auch in der Zeitleiste sofort zu erreichen, empfiehlt es sich, die „anzupinnen“, heißt: sie wird in jeder Liste ganz oben angezeigt. Und das sollte auch eine der wenigen angepinnten Notizen bleiben, damit die Liste nicht zu lang wird.
Die Hubs
Die Hubs kann man sich als Unterverteiler unter der „Home“-Notiz vorstellen. Für jeden Themenbereich legt man eine Notiz an, die man entsprechend benennt, z.B. ↔️Reisen (wieder mit einem Emoji davor wegen der leichten Erkennbarkeit). Diese Notiz bekommt am Ende den Tag #hubs und unter dem Titel wieder einen Link zurück auf die Home-Seite (zwei mal >, dann die Home-Seite auswählen.
Die Kollektionen
Kollektionen sind Ordner, die ihren Inhalt zusammenstellen, in dem Moment, wo sie aufgerufen werden. Letztendlich sind es gespeicherte Suchen, und die nutzen wir in Verbindung mit Tags.
Die Tags
Tags sind ganz einfach Etiketten, die man in beliebiger Anzahl an jede Notiz hängen kann. Suchen danach kann man in der Hauptansicht, ganz unten gibt es einen Abschnitt »Tags«. Klappt man den auf, sieht man alle vergebenen Tags alphabetisch sortiert. Tippt man ein Tag an, werden rechts alle damit versehenen Notizen angezeigt. Und jetzt kommt das, was Apple immer gern „magisch“ nennt: tippt man ein zweites Tag an, werden nur noch die Notizen angezeigt, an denen beide Tags hängen. Und, um die Sachen noch magischer zu machen: tippt man ein bereits ausgewähltes Tag an, dann wird diese Tag durchgestrichen dargestellt und es werden nur noch die Notizen angezeigt, die das erste Tag enthalten aber NICHT das zweite.
Kollektionen einrichten
Dazu wählt man (etwas irreführend) ganz unten links in der Ordnerliste »Neuer Ordner«, und im dann erscheinenden Dialog benennt man diese Kollektion »aktuelle Reisen« und hakt die Box »in intelligenten Ordner konvertieren« an. Wir wählen dann »Tags“, lassen »alle ausgewählten« so stehen und geben im Feld daneben „Reisen“ ein. Nach wenigen getippten Buchstaben wird das Tag vorgeschlagen. Genau so verfährt man mit dem zweiten Tag, »archiv«.
Würden wir das so speichern, würde diese Kollektion alle schon gereisten Reisen anzeigen. Um das zu korrigieren, auf das kleine »Pfeil-nach-unten«Symbol im »archiv«-Tag klicken und »archiv ausschließen« auswählen. Jetzt findet dieser intelligente Ordner beim Anklicken alle noch nicht bereisten Reisen.
Tags nutzen
Genau so funktioniert das auch mit den Tags in der Anzeige unter den Ordnern. Ein Klick auf ein Tag schließt alle Notizen mit diesem Tag ein, ein zweiter Klick blendet alle Notizen mit diesem Tag aus. Da man beliebig viele Tags anklicken kann, kann man sich die wildesten Suchen zusammenbauen, immer vorausgesetzt, man hat fleißig und intelligent getagt.
Alle Reisen, nicht archiviert, in 2025, mit Fahrrad? Fünf Klicks, und man ist da.
Ein Tip noch für das setzen von Tags: Legt man eine Notiz an, die man als »Aufgabe« tagt, dann ist es besser, nicht ein Tag »noch machen« zu setzen, statt dessen bei Erledigung das Tag »gemacht« (oder »archiv«) einzutragen. Über die einfache Suche mit Ein-und Ausschließen finden man, was man will und man muß zu Anfang weniger Tags setzen.
Fazit
Man hat jetzt ein Notizsystem mit 5 verschiedenen Zugängen zu einer gesuchten Notiz.
- Zielgenau geführt: Home -> Hub -> Notiz.
- Kollektionen, dann die zeitlich sortierte (kleine Liste)
- Tag-Wolke, dann die zeitlich sortierte (kleine Liste). Wichtig zu wissen: Eine Suche über eine Kollektion wird augehoben, wenn man dann in der Liste ein Tag anklickt, und anders herum.
- Suche mit einer längeren Liste
- Alle Notizen und dann eine ganz lange Liste
Nutzt man das System einige Zeit, hat man das Gefühl, immer mit den richtigen Notizen zu arbeiten ohne lange Suche. Auf allen Apple-Geräten verfügbar, über iCloud einwandfrei synchronisiert, kostet nichts Extra. Empfehlung!
