Archiv – aber richtig!

1.) Archivieren: Das Weglegen von Dateien.

2.) Gutes Archivieren: Das Weglegen und Wiederfinden von Dateien.

Archivdaten sind alle solche Daten, die im aktuellen Arbeitsablauf nicht mehr gebraucht werden, die aber als Referenz oder Vorlage ab und an mal wieder hervorgeholt werden müssen.
Nicht zu Verwechseln mit einem Backup. Man kann auch ein Backup als Archiv missbrauchen, damit sind wir aber nur beim Punkt eins.
Wer seine Archivdaten mit den Backupdaten vermengt, erleidet spätestens dann dröhnenden Schiffbruch, wenn man mal einen neuen Backup – Set anlegt, Bänder recycelt oder eine neue Time Maschine Platte anschließt und die alte Platte dann löscht.
Dann wars das mit dem Archiv.
Für ein sinnvolles Archivsystem gilt die gleiche Aussage wie für ein funktionierendes Backupsystem: Wenn man nachdenken muss, ob und wie das gemacht werden muss – dann hat man schon das Optimum verfehlt. Sowohl ein Backupsystem als auch ein Archivsystem sollten im Hintergrund, automatisch und hartnäckig laufen.
Im Falle des Archivsystemes empfehlen wir einen zweigeteilten Ansatz:
– Die Entscheidung, welche Dokumente zu archivieren sind muss einem denken Menschen überlassen bleiben. Das kann der Projektverantwortliche oder ein Administrator sein.
– In dem Moment, in dem die Entscheidung über das „welche Daten“ gefallen ist, sollte eine reibungslos laufende Maschinerie im Hintergrund lauern und den weiteren Ablauf automatisch abarbeiten.
Für den Anstoß dieses Prozesses haben sich drei Szenarien als robust erwiesen, je nachdem, welche Hard- und Software Sie einsetzen wollen:
1.) Ordneraktionen: Sobald in einen mit einer solchen Fähigkeit versehenen Ordner Dateien verschoben werden, leitet das System die sofort an einen fest programmierten Ort weiter, idealerweise eine weitere Festplatte.
2.) Finderetiketten oder „Achiveingang“ mit zyklischer Überwachung. Je nach technischer Vorliebe werden zu archivierende Ordner oder Dateien mit einem FInderetikett versehen oder in einen festgelegten Ordner versehen. Setzen Sie Retrospect und entsprechende Laufwerke (Band oder Platte) ein, dann sorgt der nächste eingerichtete Archivlauf dafür, dass die ausgewählten Daten in ein Retrospect Set verschoben werden. Wenn also die markierten Dateien am nächsten Morgen nicht mehr da sind, kann man davon ausgehen, dass sie gesichert irgendwohin geschrieben worden sind. Nachteil: Um auf die Archivdaten zuzugreifen muss man immer wieder Retrospect bemühen. Da Zeit immer knapp ist und so eine Wiederherstellung über Bänder gern mal länger dauert, hat sich ein „handgeklöppeltes“ Szenario als bemerkenswert robust herausgestellt:
3.) Markierung wie oben, aber der weitere Ablauf ist etwas anders: Hauptakteure dabei sind zwei Festplattensätze, idealerweise zwei NAS – Raids und eine Software wie Synchronize Pro oder Chronosync.
Auch hier startet die gewählte Software zu einem bestimmten Zeitpunkt, vorzugsweise nachts, und verschiebt die ausgewählten Dateien vom Ursprungsort auf den ersten Plattensatz. Dieses Archiv wird entweder in den normalen Backup – Lauf mit eingebunden oder noch einmal auf einen zweiten Plattensatz kopiert, der räumlich idealerweise räumlich entfernt steht. Das sorgt für Schutz gegen fast alle denkbaren Unfälle. Wer ganz sicher gehen will und das Ganze maximal robust ausbauen, der wählt für die beiden Plattensätze zwei Synology-NAS, die sich mit Hilfe der eingebauten  „Gemeinsame Ordner synchronisieren“ – Software automatisch abgleichen. Und da die beiden Plattensätze mit Netzwerkschnittstellen versehen sind, kann eine davon schon mal im Keller der Klinik stehen, und der Zwilling irgendwo auf der Welt.