Da haben wir einen interessanten, kleinen Neuankömmling, der erste mit KI.
Eine immer wiederkehrende Anforderung bei der Ordnung digitaler Belege ist die Benennung. Wichtig für später, denn egal, in welchem Programm ich nachher die Dateien ablege, es wird immer darauf hinauslaufen, dass eine Suche eine Liste von Dateien anzeigt.
Und da wäre es sehr hilfreich, wenn diese Dateien schon mal richtig gut benannt sind. Mit Datum oder ohne? Wenn ja, welches Datum? Jahreszahl zuerst wegen Sortierung? Ein intelligenter Helfer an dieser Stelle könnte einem im Vorfeld viel Arbeit abnehmen, und so einen Helfer gibt es jetzt:
Namequick beschreibt sich selbst als „Dateien nach Inhalt umbenennen & organisieren. Automatisch.“
Und genau das tut es, und das sehr gut.
NameQuick filtert mit Hilfe von KI verschiedene Dinge aus einer Datei, das kann zum Beispiel das Datum sein, der Betrag einer Rechnung oder der Lieferant, also von wem kommt das Dokument.
Aus diesen Bausteinen läßt sich in einem zweiten Schritt der Dateiname zusammenbauen, also z.B. „2026-08-31-Lieferant-Rechnung.pdf“.
Es gibt vordefinierte Felder, wie Datum, Rechnungsbetrag, etc., das schicke aber ist: Man kann ein neues Feld anlegen und eine Anweisung an die KI eintragen.
Beispiel: „IBAN ohne Leerzeichen“ liefert genau das zurück. Für jedes Feld gibt es eine Rückfallversicherung, wenn also im obigen Beispiel keine IBAN gefunden wird, kann ich etwas anderes eintragen (lassen).
Nach der erfolgten Erkennung der Felder erlaubt „NameQuick“ ein Aufräumen des erzeugten Textes, und zwar pro Feld oder für den gesamten Namen. In meinem Beispiel „2026-08-31-Lieferant-Rechnung.pdf“ sage ich z.B., dass das Datum in eine andere Form gebracht wird für eine bessere Sortierung, vom Anbieter, das ist der, der mir das Dokument geschickt hat, soll es nur das erste Wort einsetzen und so Firmennamen-Wortungetüme einzukürzen, und anschleißend soll er bitte noch alle Leerzeichen entfernen. Mit dem so zusammengebauten Text wird anschließend die Datei umbenannt.
Ordnung halten
Nach dieser Umbenennung kann ich noch weitreichende Anweisungen geben, was mit der umbenannten Datei passieren soll. Einmal kann ich Tags vergeben, zum anderen das Dokument in einen bestimmten Ordner ablegen. Wer ein einfaches Ablageschema nutz, hat damit diese Datei schon komplett bearbeitet. Auf der Webseite im Supportbereich gibt es eine gute Erklärung dafür und auch ein vernünftiger Vorschlag, wie so eine Hierarchie aussehen könnte.
Datenschutz
Das Programm kann in zwei Modi arbeiten, einmal „managed„, dann kümmert sich der Hersteller um alles, was KI angeht. Das kosten für eine bestimmte Anzahl Benennungen einen monatlichen Preis. Hier werden die Dokumente dann an eine externe KI geschickt.
Wer das nicht möchte, kann das Programm einmalig erwerben und dann entweder einen eigenen API-Schlüssel für seinen bevorzugten KI-Anbieter verwenden, wobei aber auch hier die Dateien den Rechner verlassen.
Man kann aber auch auf die lokalen KI-Modelle von Apple wechseln, dann bleiben alle Daten auf dem Rechner. Diese internen Apple-Foundation-Modelle sind natürlich nicht so leistungsfähig wie die großen LLMs, aber unsere erste Erfahrung zeigt, dass das für die Bennenung von PDFs allemal ausreicht. Der benötigte Platz für die lokalen LLMs liegt bei 20GB pro Modell, ein weiteres Argument, SSD-Größe am Mac beim Kauf nicht zu knauserig zu halten – unser Reden… 😁
FAZIT:
Hat sofort einen festen Platz in unserer Verarbeitungsschlange für unseren internen Ablauf erhalten.
