Ein Programm, welches ich bei der Planung dieser Artikelreihe fast übersehen hätte, ist Hazel von Noodlesoft. Das liegt unter anderem daran, dass Hazel unauffällig im Hintergrund seine Aufgaben erledigt und damit tatsächlich dank reibungsloser Funktion aus der Wahrnehmung verschwindet.
Hazels Funktion ist einfach: Es sortiert Dokumente auf dem Mac. Man übergibt Hazel ein Dokument, Hazel guckt sich das von aussen und innen an und stellt verschiedene Dinge damit an.
Beispiel gefällig?
Man tut ein PDF in einen Ordner, Hazel greift sich dieses Dokument, untersucht es auf Art, Namen, Endung, Inhalt und arbeitet dann einen Satz von Regen ab, die darin gipfeln, dass das Dokument korrekt benannt richtig abgelegt wird. In meinem Beispiel wird das PDF mit dem richtigen Namen versehen und an drei verschiedene Orte gelegt, unter anderen automatisch auf einen SFTP-Server hochgeladen. Hazel bietet einen reichhaltigen Satz an Bedingungen und den darauf folgenden Aktionen.
„Wenn der Dateityp ein PDF ist UND es das Wort »Rechnung« irgendwo im Dokument gibt, DANN sortiere das Dokument bitte in den Ordner Rechnungen, in einen Unterordner mit Jahr/Monat-Schema. Existiert so ein Ordner noch nicht, dann lege ihn bitte an. Anschließend füge das Dokument noch in den Eingangskorb von DEVONthink hinzu und zu guter Letzt lade es bitte auf einen FTP-Server hoch, ebenfalls in eine Jahr-Monat Hierarchie. Ach so: gibt es keinen Inhalt im Dokument, dann versuche OCR auf dem Dokument.“
Damit hat man seinen papierlosen Workflow perfekt im Griff. Ein weiterer Anwendungsfall ist zum Beispiel, neu ankommende Backups eines Programmes mit dem heutigen Datum umzubenennen, damit das nächste ankommende Backup nicht das letzte überschreibt.
Getreu der in Admin-Kreisen beliebten Aussage, es gäbe nur zwei Arten von Daten: Solche, die gesichert sind und solche, die noch nicht verloren sind, gefolgt in der Regel vom Spruch: „kein Backup, kein Mitleid!“, empfiehlt sich genau das: ein Backup.
Ein BackUp auf dem Apple einzurichten ist im einfachsten Falle ein Weg mit zwei Schritten: erstens eine Festplatte anschließen und zweitens bestätigen, wenn das System nachfragt, ob es die für ein BackUp nutzen wollen.
Ein ungeschriebenes Gesetz aller IT-Systemadministratoren besagt: ein gutes BackUp muss drei Bedingungen erfüllen.
Erstens sollte die Sicherung automatisch passieren
zweitens, es muss mindestens zwei Sicherungen geben und
drittens sollte einer dieser Sicherungen an einem entfernten Ort liegen.
Wer ein TimeMaschine BackUp nutzt, erfüllt zumindestens schon mal eine dieser Bedingungen. Die Sicherung wird automatisch jede Stunde gemacht, so lange die Festplatte angeschlossen ist.
Unsere Empfehlung: Arq
Und für die zweite und dritte Bedingung kommt jetzt unser kleines Helferlein Nummer vier ins Spiel. Beide Bedingungen erfüllen wir bei unseren Kunden durch den Einsatz von Arq, unsere vierten kleinen aber wichtigen Hilfssoftware auf dem Mac. Arq besteht aus zwei Software-Teilen, einem Agenten, der im Hintergrund läuft, und einem Programm, mit dem man die Einstellungen vornehmen kann.
Der Agent im Hintergrund wird immer sofort bei Systemstart mitgestartet und ist die ganze Zeit aktiv.
Die erste, berechtigte Frage ist natürlich: Warum sollte ich für ein Backup- Programm Geld ausgeben, wo doch Time Maschine auf dem Mac kostenlos dabei ist?
Der wichtigste Grund ist, dass Arg nicht nur Festplatten als Sicherungsziel nutzen kann (oder NAS Speicher, die sich für Time Maschine auch als Sicherungsziel anbieten) sondern auch eine ganze Reihe von Cloud-Diensten wie Dropbox, AWS, OneDrive und zusätzlich auch noch die Sicherung der Daten per SFTP möglich macht.
Das erlaubt es, eine Sicherung zum Beispiel auf ein entfernten NAS zu machen, und dabei nur bestimmte Ordner oder Dateien vom Rechner zu sichern. Über ein sehr ausgefeiltes Regelwerk kann man effektive Regeln entwerfen, welche Dateien wie gesichert werden und welche ausgeschlossen werden.
Zusätzlich bietet Arg auch an, eine Sicherung nach dem „Zero-Knowledge-Prinzip“ durchzuführen, bei dem die Daten auf einem Cloud Dienst gespeichert werden, aber vor der Übertragung auf dem eigenen Rechner verschlüsselt werden, und dieses Passwort für die Verschlüsselung verlässt den Rechner nie. Sollte also mal eines Tages jemand bei dem Cloud- Anbieter einbrechen, dann hat er von ihnen nur unbrauchbaren Datenmüll.
Einstelldialog der Sicherungszeiten
Kleiner Bonus: man kann eine E-Mail Benachrichtigung verschicken (lassen), entweder bei jedem Backup oder nur bei Fehlern. Für unsere Kunden nutzen wir ersteres, so können wir mit einem Blick in ein spezielles Postfach sehr schnell feststellen, ob Probleme drohen – dann gibt es eine Fehlermeldung – oder ob das Programm überhaupt seine Aufgaben erfüllt. Läuft es nicht korrekt, bleibt die tägliche Gesundheitsmeldung aus und wir können nachsehen.
So fängt eine Erfolgsmeldung von Arq an…
NACHTRAG: Ich kriege grad aus der Technik einen Rüffel, weil ich einen wesentlichen Punkt beim Backup übersehen habe: Man MUSS regelmäßig prüfen, ob man aus dem Backup zufällige Daten wiederherstellen kann. Das also noch einmal nachgeschickt.
Kommen wir jetzt zu einem sehr wichtigen Helferlein.
Apple bietet seit einiger Zeit auch ein universelles Clipboard, andere Programme haben und können das schon deutlich länger. Ich nutze seit einigen Jahren mit wachsender Begeisterung Paste (https://pasteapp.io/) als Clipboardmanager. Paste wird aufgerufen über ein Tastenkürzel zum Einfügen, bei mir ist es Befehl-Shift-V.
Am unteren Bildschirmrand öffnet sich dann eine Leiste über die gesamte Bildschirmbreite mit allen zuletzt kopierten Dingen, also Texten, Bilder, Objekte aus Pages, Zahlenreihen aus Numbers, you name it.
Durch Klick wählt man das Eöement aus, welches in das offene Dkument eingefügt werden soll.
Möchte man mehrere Datenfelder aus zum Beispiel Formularen übertragen, kann man den „Paste Stack“ aktivieren. Befehl-Shift-C öffnet ein kleines, schwebendes Fenster mit dem eventuell grad markierten Text schon eingesetzt. Auf dem zu kopierenden Formular das nächste Feld auswählen, Befehl-C, der kopierte Inhalt taucht im Fensterchen auf. Jeder weitere Kopiervorgang fügt einen Eintrag unten in diesem Fenster hinzu. Wechselt man dann auf das Empfangsformular wird mit Befehl-V der oberste Eintrag eingesetzt, und mit jedem Einfügen so weiter, bis die Liste im Fensterchen leer ist.
Fängt man auf dem Ursprungsformular mit Vorname-Nachname-Strasse-PLZ-Ort an, und setzt den Cursor auf dem Zielformular in das „Vorname“ – Feld, dann braucht man nur 5 x Befehl-V eintippen, und die Daten sind alle übertragen.
Die richtige Reihenfolge von kopieren und einsetzen kann man umschalten, also von first in – first out auf last in – first out.
Alle kopierten Elemente merkt sich Paste einen einstellbaren Zeitraum lang, danach werden alte Schnipsel gelöscht.
Es sei denn, man legt sich Sammlungen an. Eine Sammlung z. B. heißt bei mir „Grüße“ und enthält alle möglichen abschließenden Grußflosteln für Mails. Immer, wenn ich eine tippe, die noch nicht in meiner Sammlung ist, kopiere ich sie, danach rufe ich Paste an und verschiebe die neue Floskel in die Sammlung.
Alles, was in Sammlungen ist, wird nicht automatisch nach einer bestimmten Zeit gelöscht.
Einzelnen Elementen kann man einen Titel mitgeben, man kann ihn editieren, anheften (in eine Sammlung verschieben) und löschen. Paste hat auch eine Ausnahmeliste von Programmen, aus denen kopierte Elemente werden nicht aufbewahrt. Nützlich zum Beispiel bei Passwortverwaltungsprogrammen.
Hat man Paste für alle Plattformen, also iOs, iPadOs und macOs, dann werden Element zwischen allen Geräten synchronisiert.
Wegen der Beschränkungen in iOs(iPadOs ist die Handhabung nicht ganz so automatisch wie auf dem Mac: Hat man auf dem iPhone etwas kopiert wandert das nicht automatisch als Element in Paste, man muss danach eben Paste aufrufen, dann wird das kopierte Element übernommen. Alternativ geht es auch über das Sharing – Menü, mit dem zusätzlichen Vorteil, dass man dabei gleich einen Titel und eine Sammlung wählen kann.
Auf diese Weise ist bei mir eine reichhaltige und immer nützlicher werdende Sammlung von immer wieder genutzten Textschnipseln, Grafiken, Tabellen entstanden, die das digitale Leben deutlich einfacher machen. Alle Telefonnummer, alle Mailadressen, Kontonummern, Adressen, Logos, und nicht zu vergessen: Als Programmierer sammeln sich Mengen an Codesschnipseln, und da wird es dann wirklich hilfreich.
Empfehlung: 5 von 5 Sternen, ist seine kleine Abogebühr allemal wert.
In unserer kleinen Reihe über immer nützlicher werdende Helferlein heute ein Tool, um Bildschirmfotos zu machen. ScreenFloat, von Eternal Storms Software (https://www.screenfloatapp.com/). Der große Vorteil gegenüber der im System eingebauten Möglichkeit, Screenshots zu machen: Man kann die einzelnen Shots in einem eigenen Browser ansehen und einordnen in verschiedene Ordner, man kann Elemente, zum Beispiel Kontonummer etc. unkenntlich machen. Jeder Shot läßt sich in einer Vielzahl von Formaten exportieren. Macht man einen Screenshot eines Browserfensters, dann schreibt ScreenFloat die URL in das Notizfeld zum Shot. Und das Beste daran: der Text des Screenshots wird erkannt und in die Notiz geschrieben!
Der ShotBrowser, mit akiviertem (und abgeschnittenen Inhalt). Rechts unten in der Notiz steht der erkannte Text.
Einen großen Vorteil spielt das Programm aus, wenn es an die Bildschirmaufnahme geht, zum Beispiel für kleine Erklärvideos. Vom Menü aus läßt sich eine solche Aufnahme direkt oder mit Countdown starten, und in den Einstellungen läßt sich festlegen, dass der Mauszeiger und Mausklicks deutlicher gemacht werden. Sehr Hilfreich: In einer kleinen Überblendung am unteren Bildschirmrand lassen sich Sondertasten und Tastaturkürzel anzeigen. Das Ganze läßt sich anpassen, und auf Wunsch werden normale Klicks z.B. durch einen grünen Kreis und Rechtsklicks mit einem roten Kreis hervorgehoben.
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