Version 152 von isidocs verfügbar…

Der Hefter kommt…

Wir haben ja mit isidocs das Ziel, die elektronische Dokumentenablage so nah am wirklichen Leben zu orientieren wie es geht. Wir haben Regale, Ordner, Mappen, Register und Post-Its, und seit heute gesellt sich der Hefter dazu. Wie im wirklichen Leben organisiert der Hefter zusammengehörige Dokumente, für die sich eine eigene Mappe nicht lohnt. Buchungsbeleg an einen Kontoauszug, Lieferschein an eine Rechnung, Zahlungsbeleg an eine Rechnung, so etwas. Wie im wirklichen Leben kann jedes Dokument nur in einer Heftung sein. Von jedem Dokument hat man Zugriff auf alle angehefteten Dokumente.

  • Der Hefter ist bei der Bearbeitung eines Verweises im Reiter „Heftung“ zu finden. Da werden alle Dokumente in einer Heftung gezeigt, per Doppelklick lassen sich alle Dokumente öffnen – ausser dem, das sie grad als erstes geöffnet haben. Ein Klick auf ein angeheftetes Dokument zeigt es im Fenster rechts an, ein Wechsel auf einen der anderen Reiter zeigt wieder das geöffnete Dokument an.
  • Über den Knopf mit dem Heftsymbol oben rechts  können Sie Verweise mit dem aktuell geöffneten Verweis zusammenheften.
  • Wenn Sie die Zwischenablage geöffnet haben (fünftes Symbol im aufsprigenden Menü mit Schnellsuche, Suche, Kundenakte, letzte Verweise und Zwischenablage), dann können Sie Verweise aus der Schnellsuche/Suche/Eingangskorb in diese Zwischenablage ziehen und von dort aus in die Liste der gehefteten Verweise im geöffneten Verweis.
  • Was auch geht – alle in der Zwischenablage befindlichen Verweise lassen sich mit dem Menü oben rechts zusammenheften. Das geht nur, wenn kein bereits gehefteter Verweis in der Zwischenablage ist.  In einer der nächsten Versionen bauen wir noch ein, dass man aus Mappen auch Verwesie direkt in die Zwischenablage ziehen kann.

Verbesserungen im Büro…

  • Mahnungen – Von einer geöffneten Rechnung kann man direkt eine Mahnung auslösen…

isidocs Version 149 verfügbar

Von unserem einfachen Dokumentenmanagement – System isidocs gibt es eine neue Version:

Version 149 – Register in Ordnern

Wir haben den Schnellbrowser noch effektiver gemacht. Eine Organisationsebene war in isidocs nur sehr versteckt vorhanden, die Registerblätter in Ordnern. Das haben wir deutlicher gemacht und vereinfacht.

In isidocs dienen die „Etiketten“ als Registerkarten. Damit ist eine weitere Unterteilung in Ordnern machbar. Legen Sie sich Etiketten (TAGS) mit den gewünschten Bezeichnungen an und weisen Sie diese Bezeichnungen den Verweisen zu. In der Schnellsuche gibt es oben neben dem Volltext-Suchfeld das Auswahlmenü für Etiketten, und damit kann man in einem (oder mehreren) Ordnern schnell auf diese „Registerkarte“ filtern.

Wie gehts?

1.) Überlegen Sie, wie sie einen Ordner unterteilen wollen. Nach Datum brauchen Sie nicht, sie können jederzeit alle angezeigten Listen mit den Datumswerkzeugen unten links filtern. Nach Dokumententyp können Sie innerhalb eines Ordners sortieren. Nehmen wir als Beispiel den Rechnungsstatus, also bezahlt/unbezahlt. 

2.) Wählen Sie den Ordner aus und markieren alle Verweise. Mit Rechtsklick und „Schlagworte zuweisen“ können Sie ein einzutragendes/zu entfernendes Schlagwort auswählen.

3.) Oben rechts gibt es ein Aufklappmenü für Schlagworte, hier können Sie jetzt den Ordnerinhalt auf die neuen Registerkarten filtern.

TIP: isidocs gruppiert die Etiketten nach dem ersten Buchstaben, wollen Sie gleichartige Register in einem Menüpunkt zusammen halten, setzen Sie einen passenden Buchstaben, in unseren Beispiel „R bezahlt“ und „R unbezahlt“.

4.) Verweise zwischen Registerkarten verschieben: zum Beispiel alle unbezahlten Rechnungen markieren, Rechtsklick und „Schlagworte zuweisen“, „R bezahlt“ auswählen. Danach diese Verweise noch einmal mit Rechtsklick und „R unbezahlt“ und entfernen anhaken.

– 

Bugfixes:

– Benutzer neu anlegen im Client/Server- Betrieb setzt korrekt die Gruppe „Alle“

– Verbesserungen Benutzeroberfläche „Schnellsuche“

Mehr dazu? Viele weitere Infos, Fallbeispiele und Preise gibt es hier

isidocs Version 148 ist fertig…

Version 148 – Cloud!

(und Verbesserungen im Büro)

Ein vielfacher Wunsch geht in Erfüllung: Wer möchte, kann isidocs-Dokumente jetzt in der Cloud haben. Unser Ansatz bei isidocs ist ja, möglichst alle Dokumente nicht auf fremden Servern zu halten. Gleichzeitig möchten wir aber ermöglichen, dass man von unterwegs Zugriff auf ausgewählte Dokumente hat. Geplant ie es, die Serverversion von isidocs mit einem Webzugriff auszustatten. Bis dahin gibt es jetzt sowohl für Nutzer der Serverversion als auch der Einzelplatzversion eine Möglichkeit, eine Auswahl an Dokumenten in einen Ordner zu synchronisieren, der bei einem Cloud-Anbieter liegt. Das kann Dropbox, iCloud oder ein eigenes NAS sein, z.B. Synology Drive. Vorteil dieser Lösung: Die Dokumente werden in der Struktur abgelegt, in der sie auch in isidocs sind, also Regal/Ordner oder Mappenart/Mappe.

Voraussetzungen: 

– der angemeldete User muss für dieses Auslagern von sensiblen Daten freigeschaltet sein. Das kann der Admin einstellen: Benutzer bearbeiten, einen Haken setzen bei „Berechtigungen“, „Ordner/Mappen in der Cloud“.

– Ist diese Markierung gesetzt, kann jeder Benutzer Ordner oder Mappen mit der Markierung „Cloud“ versehen.

– Der Benutzer muss in den „Voreinstellungen/Weiteres“ einen Ordner auf einem Cloud-Laufwerk auswählen.

– Beim Beenden des Programmes werden dann alle markierten Ordner/Mappen in diesen Ordner synchronisiert. 

– Die Synchronisation ist in eine Richtung, manuelle Änderungen am Ordner werden NICHT in isidocs zurückgespielt.

– Bei der jeweils ersten Synchronisation eines Ordners/einer Mappe werden alle enthaltenen Dokumente geladen, bei folgenden Synchronisationen nur die neu hinzu gekommenen Verweise. 

– Durch diese Vorgehensweise ist die Synchronisation sehr schnell. Löschungen von nicht mehr synchronisierten Ordner im Cloud-Ordner werden auf Wunsch bei Abwählen des Ordners vorgenommen.

– Da man theoretisch Regale, Mappen, Ordner und Dokumente mit gleichem Namen haben kann, setzt isidocs an die jeweiligen Namen am Ende eine eindeutige Nummer.

Verbesserungen im Büro

– In der Artikelliste in der Kalkulation gibt es ein Rechtsklick-Menü, mit dem man die Artikelnummer kopieren kann, den Originalartikel aufrufen und den EK festsetzen kann.

– Bugfixes:

– Wird eine Rechnung verbucht, kommt auch der Druckdialog, wenn Drucken angehakt war.

– Wird ein Projekt neu angelegt und „in einem Rutsch“ Artikel hinzugefügt, Rechnung erzeugt und gedruckt dann wurde die Liste der Artikel nicht gespeichert.

Der iPhone-Event gestern: iterativ, (Adjektiv)…

1.) wiederholend

2.) sich schrittweise in wiederholten Rechengängen der exakten Lösung annähernd

So bezeichnet der Duden das, was wir da gestern gesehen haben. Ein langsamer, kontinuierlicher Prozess, ein Produkt immer weiter zu perfektionieren ohne es zu verbasteln. Konnte man gestern in vier Produkten sehen:

iPad Nummer 9

iPad: Ordnungsnummer 9. Mehr braucht man auch kaum zu sagen

iPad mini

Das war schon mehr als iterativ, allerdings hinkte das iPad mini auch dem Entwicklungsstand deutlich hinterher und hat jetzt aufgeholt. Randloses Display, Designsprache der aktuellen iPad Pro, TouchID im Einschaltknopf und kompatibel mit dem Pencil zweite Generation. Leistung satt, alle schicken Features der Pro. Center Stage, bessere Kamera, etc.

Apple Watch

Da lag die versammelte Grüchtekochmannschaft dann doch daneben: Angesagt war eine leichte Vergrößerung von 44mm auf 45mm (√), allerdings einhergehend mit einer Änderung des Designs hin zu geraden Seitenkanten. Das Gegenteil ist der Fall, dass Display ist in die Rundungen gezogen und damit 20% größer als in der Serie 6. Die jetzt verfügbare komplette Bildschirmtastatur hat ein „Gschmäckle“, wie man so sagt: Sie entspricht ziemlich genau einer 3rd-Party-Tastatur, die Apple grad abgelehnt hatte – weil sie eine Tastatur auf der Watch war. Bemerkenswert: Die Lademimik der Watch wurde verbessert, sie lädt jetzt um ein Drittel schneller. So langsam kommt man dem Zustand nahe, wo man die Uhr mal eben 10 Minuten auf die Ladestation legt und so locker über den Tag kommt.
„Ladestationen pflasterten seinen Weg“

iPhone 13

Hier ist der iterative Prozess am besten zu betrachten. Etwas größere Batterie, alle Kamerasysteme leicht verbessert, deutlich besseres Display. Neuer Prozessor, schneller, höher, weiter. Im Bereich Video hat sich dann doch etwas Bemerkenswertes getan: Es gibt einen Aufnahmemodus, bei dem sich in der Nachbearbeitung der Fokuspunkt festlegen läßt und bei dem die Kamera automatisch den Fokus verschiebt, wenn eine Person im Frame das Gesicht einer anderen Person zuwendet (ein kurzer Clip aus der Demo hier). Das löste schon leichte Beben in der Video-Fraktion aus.

Wenn man sich dann noch die Foto-Beispielaufnahmen ansieht, die Apple veröffentlicht, dann wird einem klar, warum die komplette Kameraindustrie die kleine „Point and Shoot“ – Produktkategorie so langsam (oder auch schneller) sterben läßt…

NACHTRAG: Die iPhone 13 Pro und Pro Max haben identische Kamerasysteme, also nicht, wie sonst, Vorteile z.B. durch optischen Bildstabilisator für die Max-Modelle. Und endlich ist es soweit: meine drei Lieblingsbrennweiten in einem Gerät (alles umgerechnet auf Vollformat): 13mm Ultraweitwinkel, 26mm Weitwinkel und – tadaaaa! – 77mm Tele! Das ist eine deutliche Steigerung zu 56mm auf dem 12ProMax.

Das ist tatsächlich das, was ich an „richtigen“ Kameras meist als Brennweite nutze, an der Nikon Z7 zum Beispiel: 14-30mm und 24-70mm. Das kombiniert mit der Tatsache, dass im 13er alle Objektive jetzt den „NightMode“ unterstützen – da freue ich mich doch schon auf die dunkle Jahreszeit. Und wenn dann noch Halide (starke Kaufempfehlung!) ihre Kamera-App auf das 13er gebracht hat…

AirTags als Diebstahlschutz am Fahrrad…

AirTags sind ja eigentlich entwickelt, um einem Verlust vorzubeugen. (Siehe unsere Artikel hier). Wie wäre es denn, so einen auch als Diebstahlsschutz zu verwenden? Schutz vor Diebstahl ja eher nicht, eigentlich nur, um es nach dem Diebstahl eines Fahrrades vielleicht wiederzubekommen. Erste Frage, die sich stellt: wo so einen AirTag möglichst unauffällig unterbringen? Instinktive erste Lösung: unter den Sattel kleben. Nicht so richtig gut: auf die Idee kommt jeder halbwegs pfiffige Dieb auch, und allein, wenn man das Rad anhebt, greift man da hin. Ins Rücklicht geht auch nicht, das ist zu klein und der AirTag zu groß und zu rund.

Hilfe bietet das Internet: die Suche nach „AirTags“ und „Fahrrad“ fördert Diverses zu Tage, unter anderem auch eine 3D-gedruckte Halterung, die unter einen Flaschenhalter geschraubt wird (siehe gelb markiert im Bild). Das ist recht unauffällig, und als zusätzliche Sicherung wird ein Satz Spezial-Schrauben mit passendem Bit mitgeliefert.

AirTag, gut verpackt

In Benutzung

Das Fahrrad steht bei Nichtbenutzung im Keller, und immer, wenn ich es nach einigen Stunden Stillstand da raushole und bewege, greift Apples Mechanik „ein fremder Airtag ist bei Dir“ – es macht leise, piepende Geräusche. Das passiert, wenn ich das iPhone NICHT dabei habe, die AppleWatch reicht nicht aus. Und das iPhone braucht eine Zeit, bis es den eigenen AirTag geortet hat. Lasse ich mit dem iPhone in der Tasche etwas Zeit verstreichen, bis ich das Fahrrad bewege, dann erkennt der AirTag, dass er zu diesem iPhone gehört und piept nicht. Nun nehme ich aber an, dass das Fahrrad eher nicht aus dem gut gesicherten Keller gestohlen wird, sondern in freier Wildbahn, also vor der Kneipe abgeschlossen, deswegen wird in diesen Fällen das Piepen nicht ertönen.

Jetzt hoffe ich mal, dass ich diesen Beitrag nie ergänzen muss, ob es denn geklappt hat oder nicht!

Visitenkarten drucken? Wie gestern ist das denn, bitte?

Eine kleine Anleitung für modernes Kontaktmanagement.
Für ein neu gegründetes Unternehmen arbeite ich die ganze Palette an öffentlichkeitswirksamen Dingen ab, also Webseite, PDF-Broschüre, und irgendwann kommt dann die Frage nach den Visitenkarten auf. Visitenkarten?

Puh. In den 30 Jahren, die ich jetzt selbstständig bin, habe ich keine 150 Visitenkarten verbraucht. Zu Anfang habe ich immer allen so ein bedrucktes Pappstück ungefragt in die Hand gedrückt, die dann abgelegt (wenn überhaupt) und vergessen wurden.

Bei ernsthaftem Interesse hat man eben eine SMS hin – und hergeschickt oder eine E-Mail mit allen Kontaktdaten. Bei der Überlegung, ob und wie man das Ganze modernisieren könnte, stoße ich auf Firmen, die eine Visitenkarte anbieten, die per NFC oder alternativ per QR-Code die Übertragung der Kontaktdaten erlaubt. NFC, also einfach die Karte auf das Smartphone des Gegenübers legen, hat schon einen Sexappeal, allerdings wieder um den Preis, immer ein zusätzliches Ding dabei haben zu müssen. Ausserdem müssen die Telefone dann NFC-fähig sein, und da kann man noch nicht von einer richtigen Durchdringung reden.

Aber der alternative Pfad über den QR-Code ist interessant. Etwas Recherche und eine halbe Stunde später ist es soweit.
Auf dem Sperrbildschirm meines iPhones steht auf einer schwarzen Fläche ein QR-Code. Scannt mein Gegenüber den mit der Kamera, öffnet sich eine Kontaktkarte, die einfach nur noch abgespeichert werden muss. Wie das geht? Recht einfach – zumindest auf Mac und iPhone.

Schritt 1: In den Kontakten lege ich eine neue Karte an, in der ich alle Informationen eintrage, die ich übermitteln will. Dazu zählen neben Mail, Telefon, Mobilnummer auch die Homepage und mein Twitter-Handle. Auch eingetragene Notizen werden übermittelt, also Raum für eine kurze Selbstdarstellung.
Schritt 2: Die erzeugte Kontaktkarte zieht man auf den Schreibtisch, und nimmt einen kurzen Namen: ich.vcf, z.B.
Schritt 3: Diese erzeugte VCF-Datei lädt man jetzt auf seinen Webserver hoch, so dass sie im Root-Verzeichnis zu liegen kommt. Die URL dahin ist so etwas wie www.meinedomain.de/ich.vcf.
Schritt 4: Mit dieser URL erzeuge ich über einen der vielen im Internet verfügbaren QR-Code-Generatoren einen QR-Code. Als Datei auf dem Rechner speichern.
Schritt 5: Mit einem Grafikprogramm ein Hintergrundbild mit der Auflösung des eigenen Telefons erstellen, entweder einfach schwarz wie bei mir oder mit Logo und Firmenfarben. Den QR-Code etwas unterhalb der Mitte platzieren (im Sperrbildschirm wird im oberen Drittel Uhrzeit und Datum angezeigt, deswegen sieht etwas unterhalb der Mitte am besten aus.
Schritt 6: Das erzeugte Bild als JPG in der Photos-App auf dem Mac speichern, also einfach in das Fenster mit den Fotos ziehen.
Schritt 7: Auf dem iPhone in die Voreinstellungen gehen, das grade geladene Foto in den Einstellungen als „Hintergrundbild“ für den Sperrbildschirm auswählen.
Schritt 8: Das wars.
NACHTRAG: Änderungen an der Kontaktkarte gehen einfach. In „Kontakte“ öffnen, ändern/ergänzen, auf den Schreibtisch ziehen, umbenennen in „ich.vcf“ und dann auf den Webserver hochladen. Der QR-Code kann so bleiben, er zeigt ja immer noch auf die richtige Datei.

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