Wenn man so hört und mitverfolgt wie von unguten Menschen eingesetzte KI Agenten andere Softwarelösungen knacken, dann kommt man schon ein bisschen ins Grübeln, wie man denn seine eigenen Daten vor dem Zugriff anderer Leute sichern sollte.
Diese Frage ist besonders relevant, wenn man auf den Komfort einer Vernetzung von Daten, sprich das Benutzen aller Daten von mehreren Geräten und womöglich auch unterwegs nicht verzichten will.
Da bieten sich natürlich erst mal die üblichen Verdächtigen an, als da wären OneDrive, Dropbox und was der vielen Cloud-Dienstleister mehr sind. Nachteil bei allen Diensten: Die Daten werden nur mit einem Schlüssel des Diensteanbieters bei der Ablage verschlüsselt.
Beispiel, Zitat Dropbox:
Um die Komplexität von Dropbox zu verringern, fortschrittliche Features zu ermöglichen und eine sichere Kryptografie zu gewährleisten, übernimmt Dropbox für seine Nutzer die Dateiverschlüsselung. Schlüssel für die Dateiverschlüsselung werden mithilfe von Sicherheitsfunktionen in der Infrastruktur des Produktionssystems und Sicherheitsrichtlinien erstellt, gespeichert und geschützt.
Ist dieser (oder einer dieser) Schlüssel kompromitiert, was beim aktuellen Tempo der KI-Enwicklung wohl eher in Wochen als in Jahren gemessen werden sollte, dann kann jeder sehen, was Ihnen der Heizungsmonteur bei der Badrenovierung berechnet hat und was im Untersuchungsbericht des Arztes über den eitrigen Abszess steht.
Will man das? Nein, will man nicht.
Also muss eine Lösung her, die einem die Hoheit über die Daten und deren Sicherheit wieder in die eigenen Hände legt.
Da bieten sich als erstes diverse Verschlüsselungslösungen an, als Beispiel sei hier die quelloffene Lösung „Boxcryptor“ genannt, mit dem man die Daten erst verschlüsselt mit einen eigenen Kennwort und das Ergebnis dann auf dem Cloudspeicher ablegt.
Vorteil: Wenn jemand den Dienstleister hackt, dann sind in den Daten eben keine Rechnung vom Heizungsmonteur und kein Arztbericht mehr, statt dessen findet er nur eine sinnlose Ansammlung von Bytes, die nichts aussagen ohne ihr vergebenes Kennwort.
Nachteil: Diese Verschlüsselungslösung muss es für alle genutzten Plattformen/Betriebssysteme geben und sie muss immer zusätzlich auf allen neuen Geräten installiert werden. Hat man ein neues Gerät und vergisst das, dann fällt es einem garantiert dann ein, wenn man dringend Zugriff auf irgendetwas braucht, gern im Zug, bei schlechter Netzverbindung oder am Gate mit vielen alkoholgeladenen Urlaubern hinter sich. Und dann könnte es leicht hektisch werden: Software herunterladen, installieren, eventuell Seriennummer eingeben, die verschlüsselten Daten zuweisen und deren Zugriffscodes eingeben…
iCloud to the rescue
Nutzer des Apple Ecosystemes haben seit einiger Zeit eine angenehmere Lösung: iCloud Drive mit „Erweitertem Datenschutz„. Das ist eine seit kurzem verfügbare Option, die sie einschalten können. Ihre Geräte verschlüsseln dann alle Daten eigenständig mit Ihrem selbst vergebenen Schlüssel, bevor sie auf iCloud abgelegt werden. Alle Daten, die geteilt werden, lassen sich nicht verschlüsseln, also zum Beispiel Kalender, gemeinsame Notizen, etc.
Das heißt, dass ab jetzt die volle Verantwortung für den Zugriff auf ihre Daten nur noch bei Ihnen liegt. Das Prinzip nennt sich modisch „Zero Knowledge“, übersetzt etwa „Keine Ahnung“, und meint, dass Apple den Schlüssel zur Entschlüsselung Ihrer Daten nicht hat – und Ihnen deswegen auch nicht helfen kann, wenn Sie den Schlüssel verschusselt haben.
Aus diesem Grunde fährt Apple bei der Einschaltung dieses Features eine straffe Palette an Warnungen und Bedingungen auf. Erst einmal muss der Account mit einer Zweifaktor-Autorisierung abgesichert sein, was Sie aber ja sicherlich haben, wenn Sie unsere Sicherheitshinweise immer lesen und befolgen. Zweitens müssen Sie einen laaaaaangen Wiederherstellungsschlüssel ausdrucken und ablegen, und drittens müssen alle ihre Geräte das unterstützen. Wenn das alles gegeben ist und Sie das Feature eingeschaltet haben, dann merken Sie bei der weiteren Arbeit mit Ihren Dateien – nichts. Nichts stört, keine zusätzlichen Kennwörter, keine Installation von Software.
Ein weiterer, nicht ganz unerheblicher Vorteil dieser Lösung ist es, dass alle iCloud-Daten in der „Dateien“ – App auf iOS und iPadOS wunderbar nachverfolgt werden können. Sie bearbeiten grad ein Dokument in Pages auf dem Mac? Öffnen Sie „Dateien“ auf dem iPad, und diese Datei steht prominent im Verlauf angezeigt.
Das Ganze läuft bei uns jetzt seit einiger Zeit reibungslos, und der finanzielle Mehraufwand für genug Speicherplatz in iCloud wird locker ausgeglichen durch Einsparungen bei Dropbox, etc.
Da haben wir einen interessanten, kleinen Neuankömmling, der erste mit KI.
Eine immer wiederkehrende Anforderung bei der Ordnung digitaler Belege ist die Benennung. Wichtig für später, denn egal, in welchem Programm ich nachher die Dateien ablege, es wird immer darauf hinauslaufen, dass eine Suche eine Liste von Dateien anzeigt.
Und da wäre es sehr hilfreich, wenn diese Dateien schon mal richtig gut benannt sind. Mit Datum oder ohne? Wenn ja, welches Datum? Jahreszahl zuerst wegen Sortierung? Ein intelligenter Helfer an dieser Stelle könnte einem im Vorfeld viel Arbeit abnehmen, und so einen Helfer gibt es jetzt:
Namequick beschreibt sich selbst als „Dateien nach Inhalt umbenennen & organisieren. Automatisch.“
Und genau das tut es, und das sehr gut. NameQuick filtert mit Hilfe von KI verschiedene Dinge aus einer Datei, das kann zum Beispiel das Datum sein, der Betrag einer Rechnung oder der Lieferant, also von wem kommt das Dokument.
Aus diesen Bausteinen läßt sich in einem zweiten Schritt der Dateiname zusammenbauen, also z.B. „2026-08-31-Lieferant-Rechnung.pdf“.
Es gibt vordefinierte Felder, wie Datum, Rechnungsbetrag, etc., das schicke aber ist: Man kann ein neues Feld anlegen und eine Anweisung an die KI eintragen. Beispiel: „IBAN ohne Leerzeichen“ liefert genau das zurück. Für jedes Feld gibt es eine Rückfallversicherung, wenn also im obigen Beispiel keine IBAN gefunden wird, kann ich etwas anderes eintragen (lassen).
Nach der erfolgten Erkennung der Felder erlaubt „NameQuick“ ein Aufräumen des erzeugten Textes, und zwar pro Feld oder für den gesamten Namen. In meinem Beispiel „2026-08-31-Lieferant-Rechnung.pdf“ sage ich z.B., dass das Datum in eine andere Form gebracht wird für eine bessere Sortierung, vom Anbieter, das ist der, der mir das Dokument geschickt hat, soll es nur das erste Wort einsetzen und so Firmennamen-Wortungetüme einzukürzen, und anschleißend soll er bitte noch alle Leerzeichen entfernen. Mit dem so zusammengebauten Text wird anschließend die Datei umbenannt.
Ordnung halten
Nach dieser Umbenennung kann ich noch weitreichende Anweisungen geben, was mit der umbenannten Datei passieren soll. Einmal kann ich Tags vergeben, zum anderen das Dokument in einen bestimmten Ordner ablegen. Wer ein einfaches Ablageschema nutz, hat damit diese Datei schon komplett bearbeitet. Auf der Webseite im Supportbereich gibt es eine gute Erklärung dafür und auch ein vernünftiger Vorschlag, wie so eine Hierarchie aussehen könnte.
Datenschutz
Das Programm kann in zwei Modi arbeiten, einmal „managed„, dann kümmert sich der Hersteller um alles, was KI angeht. Das kosten für eine bestimmte Anzahl Benennungen einen monatlichen Preis. Hier werden die Dokumente dann an eine externe KI geschickt. Wer das nicht möchte, kann das Programm einmalig erwerben und dann entweder einen eigenen API-Schlüssel für seinen bevorzugten KI-Anbieter verwenden, wobei aber auch hier die Dateien den Rechner verlassen.
Man kann aber auch auf die lokalen KI-Modelle von Apple wechseln, dann bleiben alle Daten auf dem Rechner. Diese internen Apple-Foundation-Modelle sind natürlich nicht so leistungsfähig wie die großen LLMs, aber unsere erste Erfahrung zeigt, dass das für die Bennenung von PDFs allemal ausreicht. Der benötigte Platz für die lokalen LLMs liegt bei 20GB pro Modell, ein weiteres Argument, SSD-Größe am Mac beim Kauf nicht zu knauserig zu halten – unser Reden… 😁
FAZIT:
Hat sofort einen festen Platz in unserer Verarbeitungsschlange für unseren internen Ablauf erhalten.
Für den Fußballminimalinteressierten gibt es eine neue Alternative für das iPhone:
Wer nur das Ergebnis seines Lieblingsvereins im Blick behalten will und schon lange genervt ist von den diversen werbefinanzierten Angeboten, für den hat Apple was: Das schon länger verfügbare iPhone Programm „Sports“ kann jetzt auch Bundesliga. Man wählt seinen Verein aus, und dann gibt es sehr angenehm dezent Hinweise auf gefallene Tore.
Die stehen auf dem Bildschirm, werden auf die Uhr gespiegelt und stehen im „Dynamik Island“ oben am Bildschirmrand.
Screenshot
Öffnet man das Spiel, werden unter „Ticker“ die wichtigsten Dinge angezeigt. also Auswechslungen, Fouls, Karten, Tore. Und auch ausgeführte Ecken und Flanken, aber eher sehr nüchtern. Empfehlung!
(Und grad rauscht das 0: 4 für Werder bei Freiburg auf die Uhr. Da ist noch Verbesserungspotential – bei Werder, nicht im Programm!)
Kommen wir jetzt zu einem sehr wichtigen Helferlein.
Apple bietet seit einiger Zeit auch ein universelles Clipboard, andere Programme haben und können das schon deutlich länger. Ich nutze seit einigen Jahren mit wachsender Begeisterung Paste (https://pasteapp.io/) als Clipboardmanager. Paste wird aufgerufen über ein Tastenkürzel zum Einfügen, bei mir ist es Befehl-Shift-V.
Am unteren Bildschirmrand öffnet sich dann eine Leiste über die gesamte Bildschirmbreite mit allen zuletzt kopierten Dingen, also Texten, Bilder, Objekte aus Pages, Zahlenreihen aus Numbers, you name it.
Durch Klick wählt man das Eöement aus, welches in das offene Dkument eingefügt werden soll.
Möchte man mehrere Datenfelder aus zum Beispiel Formularen übertragen, kann man den „Paste Stack“ aktivieren. Befehl-Shift-C öffnet ein kleines, schwebendes Fenster mit dem eventuell grad markierten Text schon eingesetzt. Auf dem zu kopierenden Formular das nächste Feld auswählen, Befehl-C, der kopierte Inhalt taucht im Fensterchen auf. Jeder weitere Kopiervorgang fügt einen Eintrag unten in diesem Fenster hinzu. Wechselt man dann auf das Empfangsformular wird mit Befehl-V der oberste Eintrag eingesetzt, und mit jedem Einfügen so weiter, bis die Liste im Fensterchen leer ist.
Fängt man auf dem Ursprungsformular mit Vorname-Nachname-Strasse-PLZ-Ort an, und setzt den Cursor auf dem Zielformular in das „Vorname“ – Feld, dann braucht man nur 5 x Befehl-V eintippen, und die Daten sind alle übertragen.
Die richtige Reihenfolge von kopieren und einsetzen kann man umschalten, also von first in – first out auf last in – first out.
Alle kopierten Elemente merkt sich Paste einen einstellbaren Zeitraum lang, danach werden alte Schnipsel gelöscht.
Es sei denn, man legt sich Sammlungen an. Eine Sammlung z. B. heißt bei mir „Grüße“ und enthält alle möglichen abschließenden Grußflosteln für Mails. Immer, wenn ich eine tippe, die noch nicht in meiner Sammlung ist, kopiere ich sie, danach rufe ich Paste an und verschiebe die neue Floskel in die Sammlung.
Alles, was in Sammlungen ist, wird nicht automatisch nach einer bestimmten Zeit gelöscht.
Einzelnen Elementen kann man einen Titel mitgeben, man kann ihn editieren, anheften (in eine Sammlung verschieben) und löschen. Paste hat auch eine Ausnahmeliste von Programmen, aus denen kopierte Elemente werden nicht aufbewahrt. Nützlich zum Beispiel bei Passwortverwaltungsprogrammen.
Hat man Paste für alle Plattformen, also iOs, iPadOs und macOs, dann werden Element zwischen allen Geräten synchronisiert.
Wegen der Beschränkungen in iOs(iPadOs ist die Handhabung nicht ganz so automatisch wie auf dem Mac: Hat man auf dem iPhone etwas kopiert wandert das nicht automatisch als Element in Paste, man muss danach eben Paste aufrufen, dann wird das kopierte Element übernommen. Alternativ geht es auch über das Sharing – Menü, mit dem zusätzlichen Vorteil, dass man dabei gleich einen Titel und eine Sammlung wählen kann.
Auf diese Weise ist bei mir eine reichhaltige und immer nützlicher werdende Sammlung von immer wieder genutzten Textschnipseln, Grafiken, Tabellen entstanden, die das digitale Leben deutlich einfacher machen. Alle Telefonnummer, alle Mailadressen, Kontonummern, Adressen, Logos, und nicht zu vergessen: Als Programmierer sammeln sich Mengen an Codesschnipseln, und da wird es dann wirklich hilfreich.
Empfehlung: 5 von 5 Sternen, ist seine kleine Abogebühr allemal wert.
Im Laufe einer Computerkarriere findet eine konstante Anpassung an Geräte und Software statt. Mit der Einführung der iCloud haben plötzlich viele Programme Versionen für alle Plattformen, also Watch, iPhone, iPad und Mac, sind also überall im Zugriff. In letzter Zeit kristallisiert sich eine angenehme Vielfalt an kleine, spezialisierten Hilfsprogrammen heraus, und heute möchte ich eines vorstellen, das meine Arbeitsweise deutlich verbessert hat. Die Rede ist von „Tot“ von Iconfactory (wobei die URL schon Programm ist). „Tot“ stellt genau 7 Notizen zur Verfügung, verfügbar als kleine, farbige Leiste oben am Bildschirm. Jeder farbige Punkt erreicht genau eine Notiz, ist der Rand farbig ist Text in der Notiz, und die aktuell angezeigte Notiz ist ein farbig gefüllter Punkt.
Innerhalb einer Notiz kann Markdown verwendet werden, also z.B. ein von zwei * eingeschlossenes Wort wird in fett dargestellt. Man kann Listen anlegen, mit einfach oder nummeriert, mit Checkbox davor oder nicht.
Alle Texte verbreiten sich augenblicklich auf alle anderen Geräte. „Tot“ hat einen prominenten Platz auf allen meinen Geräten, und in Tot landet alles, was mal eben gemerkt werden muss. Telefonat mit einer Hotline? Vor dem Gespräch eben die wichtigsten Infos zusammensuchen und in einer Notiz eintragen, während des Gespräches erhaltene Infos landen da auch drin. In regelmäßigen Abständen gehe ich die sieben Punkte durch, was aufbewahrenswert ist wandert in meinen „Zettelkasten“ (mehr dazu hier), alles andere wird gelöscht. Ich haben damit die aktuell wichtigsten Projekte überall sofort im Zugriff, ohne große Gedanken, wo denn die Infos sind. Klare Empfehlung für strukturiertes Arbeiten!
Apple hat mit iOS 18 den Notizen ein weiteres Update verpasst, und über die Versionen und Jahre ist da ein richtig gutes Programm für die Verwaltung von wichtigen und interessanten Informationen geworden. Im letzten Update ist die Möglichkeit dazu gekommen, Notizen zu verlinken, ein wichtiger Schritt zu einem Wissensmanagement-System.
Sieht man sich mal an, was an anspruchsvollen Notizenapps so auf dem Markt sind, dann gibt es für sie Verwaltung großer Mengen von Notizen diverse Kandidaten, Notion und Obsidian hier besonders erwähnt. Notion ist für Organisation und Bearbeitung von Notizen im Team, Obsidian für alles, was möglich ist für den Einzelnutzer. Die Apple-Notiz-App ist auf allen Geräten, verbunden über iCloud und gut eingebettet in das Apple-Universum und kann viel und ist flexibel genug, dass jeder Nutzertyp damit klar kommt. Wir haben uns mal einige Gedanken gemacht, wie man das Notizprogramm ausreizt. Viel Spaß beim Lesen und Nutzen!
Verkauf und Service von Apple-Geräten in Bremen. Wie ist der aktuelle Stand? Wo finde ich Hilfe, wo kann ich nach Beratung kaufen? Mehr dazu hier..
Aktuelle Angebote:
Zustimmung verwalten
Um dir ein optimales Erlebnis zu bieten, verwenden wir Technologien wie Cookies, um Geräteinformationen zu speichern und/oder darauf zuzugreifen. Wenn du diesen Technologien zustimmst, können wir Daten wie das Surfverhalten oder eindeutige IDs auf dieser Website verarbeiten. Wenn du deine Zustimmung nicht erteilst oder zurückziehst, können bestimmte Merkmale und Funktionen beeinträchtigt werden.
Funktional
Immer aktiv
Die technische Speicherung oder der Zugang ist unbedingt erforderlich für den rechtmäßigen Zweck, die Nutzung eines bestimmten Dienstes zu ermöglichen, der vom Teilnehmer oder Nutzer ausdrücklich gewünscht wird, oder für den alleinigen Zweck, die Übertragung einer Nachricht über ein elektronisches Kommunikationsnetz durchzuführen.
Vorlieben
Die technische Speicherung oder der Zugriff ist für den rechtmäßigen Zweck der Speicherung von Präferenzen erforderlich, die nicht vom Abonnenten oder Benutzer angefordert wurden.
Statistiken
Die technische Speicherung oder der Zugriff, der ausschließlich zu statistischen Zwecken erfolgt.Die technische Speicherung oder der Zugriff, der ausschließlich zu anonymen statistischen Zwecken verwendet wird. Ohne eine Vorladung, die freiwillige Zustimmung deines Internetdienstanbieters oder zusätzliche Aufzeichnungen von Dritten können die zu diesem Zweck gespeicherten oder abgerufenen Informationen allein in der Regel nicht dazu verwendet werden, dich zu identifizieren.
Marketing
Die technische Speicherung oder der Zugriff ist erforderlich, um Nutzerprofile zu erstellen, um Werbung zu versenden oder um den Nutzer auf einer Website oder über mehrere Websites hinweg zu ähnlichen Marketingzwecken zu verfolgen.