AKTEN – Einfach ablegen, einfach finden

AKTEN StartscreenAnsatz

Bürokratie bestimmt unser Leben und unseren Alltag. Seit vielen Jahren werden Dokumente versendet, empfangen, weitergereicht und abgelegt. Seit Jahren haben sich Abläufe und Nomenklaturen eingebürgert, die „Akten“ übernimmt und auf ein modernes Level hebt. In „Akten“ werden PDF-Dokumente in Regalen und Ordnern abgelegt, sie können Kunden zugeordnet und typisiert werden. Ein und dasselbe Dokument kann in verschiedenen Ordnern abgelegt werden, aber ein Dokument bleiben. Seine Stärken spielt „Akten“ mit der Automatisierung und Überwachung aus. „Akten“ überwacht z.B. Verträge und meldet das bevorstehende Vertragsende, Dokumente können sehr einfach in einen Aktenlauf übergeben werden. Diese Weitergabe von Person zu Person oder Abteilung zu Abteilung überwacht „Akten“ ebenfalls und warnt, wenn ein Dokument irgendwo hängen geblieben ist. Automatische Urlaubsvertretungen sind ebenso integriert wie anpassbare Warnhinweise, z.B. bei Überschreitung einer bestimmten Summe in einer Eingangsrechnung wird dieses Dokument automatisch bestimmten Personen zur Freigabe vorgelegt oder es wird eine Informations-Mail verschickt. „Akten“ archiviert alle freigegebenen Dokumente GOBD-konform. „Akten“ läuft als Client-Server Architektur auf Windows und Apple Macintosh, ein Zugriff per Tablett und Telefon ist natürlich auch möglich. 

Mandantenfähigkeit

Das System ist Mandantenfähig, d.h. Dokumente, User, Gruppen, Verweise sind nach Mandanten voneinander getrennt. Es können eine von drei Grundeinstellungen bei der Installation des Systemes gewählt werden:

  • Strenge Mandantentrennung: Alle Elemente sind nur den jeweiligen Mandanten sichtbar. 
  • Geteilte Mappen: Wenn eine Mappe angelegt wird, dann können Dokumente in dieser Mappe von Mandant 1 auch Usern von Mandant 2 gegeben werden. User 2 sieht dann NUR die Dokumente von Mandant 1, User 2 kann nur Dokumente von Mandant 2 hinzutun. 
  • Ohne Mandanten. Das System arbeitet mit einem internen Mandanten. dem alle Dinge zugeordnet sind

AKTEN ist simpel – an der Oberfläche

Moderne Technik für bestehende Aufgaben muss nicht zwangsläufig komplex sein. AKTEN hat für den Anwender eine sehr einfache Oberfläche, mit der die wesentlichen Dinge erledigt werden können – und noch wichtiger: Alles im Überblick gehalten werden kann.

Der Haupbildschirm für Anwender hat nur wenige Optionen, der Reihe nach erklärt:

Neues Dokument hinzufügen. AKTEN hat mehrere Wege, Dokumente iins System zu bekommen, dies ist die Möglichkeit, einzelne Dokumente schnell hinzuzufügen

Aufgaben: Alles, was beachtet/bearbeitet werden muss, taucht zum reichtigen Zeitpunkt hier auf.

Suche: Suche über alle Merkmale im System

Letzte Dokumente: Die letzten 10/50/100 Dokumente, die der Benutzer angesehen/bearbeitet hat in einer handlichen Liste

Kundenakten: Alle zu einem Kunden zugeordneten Dokumente, filterbar nach Dokumentenart

Regale/Ordner: Der klassische Weg an den Aktenschrank, nur elektronisch.

Voreinstellungen

Regale/Ordner-Philosophie

An Hand der Darstellung der „Regale/Ordner“ – Herangehensweise verdeutlicht sich das Grundkonzept von AKTEN recht schnell:

Der Anwender geht der Reihe nach die Auswahlen durch: IN welchem Regal soll das Dokument sein? Anschließend wird der Ordner ausgewählt, und bei vollen Ordnern kann noch nach Dokumentenarten gefiltert werden. Die jeweilige Auswahl läßt sich sehr schnell ändern.

Ist ein gewünschtes Dokument gefunden, kann es angewählt und umgeordnet/kopiert werden. AKTEN erlaubt die Kopie ein- und deselben Dokumentes in verschiedenen Ordnern. Ebenfalls kann von hier aus eine Aufgabe für das Dokument eingestellt werden:

Jede Aufgabe hat einen Fälligkeitstermin, zu dem sie für den User sichtbar in seinen Aufgaben auftaucht. Auf Wunsch kann eine Benachrichtigung per Mail/SMS erfolgen, und zur Kontrolle können bis zu zwei Rückfalltermine angelegt werden: Zu diesen Terminen werden Benachrichtigungen an eingetragene Mitarbeiter, Abteilungsleiter, etc. verschickt.

AKTEN – aktuell im fortgeschrittenen Beta-Stadium

Erste Version voraussichtlich im Herbst einsetzbar.

Bei Interesse zum weiteren Fortschritt bitte ab und an hier vorbeischauen oder sich im Mailverteiler für die Liste „AKTEN“ anmelden!