AKTEN – Einfach ablegen, einfach finden

Startbildschirm AKTEN

Ansatz

  • Bürokratie bestimmt unser Leben und unseren Alltag. Seit vielen Jahren werden Dokumente versendet, empfangen, weitergereicht und abgelegt. Seit Jahren haben sich Abläufe und Nomenklaturen eingebürgert, die „Akten“ übernimmt und auf ein modernes Level hebt.
  • In „Akten“ werden PDF-Dokumente in Regalen und Ordnern abgelegt, sie können Kunden zugeordnet und typisiert werden.
  • Ein und dasselbe Dokument kann in verschiedenen Ordnern abgelegt werden, aber ein Dokument bleiben. Seine Stärken spielt „Akten“ mit der Automatisierung und Überwachung aus.
  • „Akten“ überwacht z.B. Verträge und meldet das bevorstehende Vertragsende, Dokumente können sehr einfach in einen Aktenlauf übergeben werden.
  • Diese Weitergabe von Person zu Person oder Abteilung zu Abteilung überwacht „Akten“ ebenfalls und warnt, wenn ein Dokument irgendwo hängen geblieben ist.
  • Automatische Urlaubsvertretungen sind ebenso integriert wie anpassbare Warnhinweise, z.B. bei Überschreitung einer bestimmten Summe in einer Eingangsrechnung wird dieses Dokument automatisch bestimmten Personen zur Freigabe vorgelegt oder es wird eine Informations-Mail verschickt.
  • „Akten“ archiviert alle freigegebenen PDF-Dokumente GOBD-konform. „Akten“ läuft als Client-Server Architektur auf Windows und Apple Macintosh, ein Zugriff per Tablett und Telefon ist geplant.
  • Das Ziel von „AKTEN“ ist es, das eingeübte Verhalten von Ablage in eine moderne Form zu überführen. Die Einarbeitungszeit in „AKTEN“ ist sehr kurz, die Nutzungsmöglichkeiten umfassend.
    Dokumente kommen auf mehrere Arten in AKTEN, neben manuellem Import können mehrere überwachte Ordner genutzt werden, und auch ein Mail-Postfach kann abgefragt werden.

Merkmale von „AKTEN“:

  • AKTEN ist ein DMS (Dokumenten Management System). Akten übernimmt die klassische Ablagestrategie in Regale und Ordner und erweitert diese um digitale Möglichkeiten. Dokumente in AKTEN können mehrfach abgelegt werden, ohne Duplikate zu erzeugen, sie können nach Dokumentenarten unterteilt werden und mit Etiketten versehen sowie einem Kunden zugeordnet werden.
  • Komplettlösung rund um Dokumente, inklusive Freigabe, Terminüberwachung, Beantwortung. AKTEN ist entworfen für die Behandlung von im Haus ankommenden PDF-Dokumenten, deren Bearbeitung und Beantwortung
  • verwaltet alle eingehenden und gescannten PDF-Dokumente. Eingehende Dokumente können auf mehrere Arten ins System kommen, von der manuellen Einpflege, das Einlesen aus einem überwachten Ordner und dem Abfragen eines elektronischen Postfaches. Der Eingang kann mit Regeln versehen werden, bei bestimmten gefundenen Begriffen in den Dokumenten kann eine automatische Ablage bzw. Aufgabenzuordnung erfolgen.
  • Verschlüsselte Datenablage. Alle Dokumente werden unveränderbar und verschlüsselt abgelegt, alle Änderungen an den Daten rund um das Dokument (Metadaten) werden nachvollziehbar protokolliert.
  • Mehrplatzfähig, Windows und Mac. Von 2 Usern bis mehrere hundert, für Privatpersonen gibt es auch eine Einzelplatzversion. Von dieser Einzelplatzversion kann ohne Probleme auf Client/Server – Architektur gewechselt werden.
  • Zusammenfassung von Dokumenten in Regalen/Ordnern bzw. Mappen. Mappen können dann weiter gegeben werden.
  • Terminüberwachung von Dokumenten und Mappen. Kein Vertragsende mehr verpassen.
  • Aktenlauf – Dokumente oder Mappen, die durch die Firma laufen, zur Kenntnisnahme oder im Freigabeprozess. Bei der Kenntnisnahme müssen alle zustimmen, beim Freigabeprozess gibt es einen überwachten Ablauf von Person zu Person.
  • Benachrichtigungen. Anstehende Termine, neue Aufgaben und Freigaben werden auf Wunsch per Mail oder SMS signalisiert.
  • Integrierter Schriftverkehr, also Nachfragen zu eingehenden Dokumenten, Antwortschreiben, etc. AKTEN hat eine komplette Textverarbeitung integriert, ähnlich Microsoft Word. Akten greift dabei auf Vorlagen und hinterlegte Daten zurück.

 

Mandantenfähigkeit

Das System ist Mandantenfähig, d.h. Dokumente, User, Gruppen, Verweise sind nach Mandanten voneinander getrennt. Es können eine von drei Grundeinstellungen bei der Installation des Systemes gewählt werden:

  • Strenge Mandantentrennung: Alle Elemente sind nur den jeweiligen Mandanten sichtbar. 
  • Geteilte Mappen: Wenn eine Mappe angelegt wird, dann können Dokumente in dieser Mappe von Mandant 1 auch Usern von Mandant 2 gegeben werden. User 2 sieht dann NUR die Dokumente von Mandant 1, User 2 kann nur Dokumente von Mandant 2 hinzutun. 
  • Ohne Mandanten. Das System arbeitet mit einem internen Mandanten. dem alle Dinge zugeordnet sind

AKTEN ist simpel – an der Oberfläche

Moderne Technik für bestehende Aufgaben muss nicht zwangsläufig komplex sein. AKTEN hat für den Anwender eine sehr einfache Oberfläche, mit der die wesentlichen Dinge erledigt werden können – und noch wichtiger: Alles im Überblick gehalten werden kann.

Hauptfenster AktenDer Haupbildschirm für Anwender hat nur wenige Optionen, der Reihe nach erklärt:

Neues Dokument hinzufügen. AKTEN hat mehrere Wege, Dokumente ins System zu bekommen, dies ist die Möglichkeit, einzelne Dokumente schnell hinzuzufügen

Eingangskorb: Alles, was noch nicht einem Regal/Ordner zugeordnet ist.

Aufgaben: Alles, was beachtet/bearbeitet werden muss, taucht zum richtigen Zeitpunkt hier auf.

Regale/Ordner: Der klassische Weg an den Aktenschrank, nur elektronisch.

Letzte Dokumente: Die letzten 10/50/100 Dokumente, die der Benutzer angesehen/bearbeitet hat in einer handlichen Liste

Kundenakten: Alle zu einem Kunden zugeordneten Dokumente, filterbar nach Dokumentenart

Mappen:Zentrales Orgsanisationswerkzeug. In Mappen können verschiedene Dokumente aus verschiedenen Ordnern gesammelt und bearbeitet werden. Mappen können in einem Aktenlauf sein.

Voreinstellungen

 

Regale/Ordner-Philosophie

Das Grundkonzept von AKTEN wird recht schnell deutlich:

MappenRegaleOrdner

Die erste Ordnungsebene in AKTEN ist das Regal (oder der Aktenschrank). Von dem kann es beliebig viele geben.

Die zweite Ordnungsebene ist der Ordner, der in einem Regal steht. Jedes Regal kann beliebig viele Ordner enthalten.

Die dritte Ordnungsebene in einem normalen sind dann innerhalb eines Ordners die Reiter eines Indexes. Das können Unterteilungen nach Dokumentenarten sein, nach Datum oder nach Kunde. In AKTEN ist alles gleichzeitig möglich: Man kann die Ansicht eines Ordner filtern nach Kontakt (Kunde/Lieferant) und nach Dokumentenart. Zusätzlich erlaubt AKTEN noch das Markieren einzelner Dokumente mit sogenannten Etiketten, vergleichbar mit den kleinen farbigen PostITs in normalen Ordnern. Für den Anwender ist der Weg zu einem Dokument klassisch und einfach:

Der Anwender geht der Reihe nach die Auswahlen durch: IN welchem Regal soll das Dokument sein? Anschließend wird der Ordner ausgewählt, und bei vollen Ordnern kann noch nach Dokumentenarten, Kunden, Etiketten oder vorkommendem Text im Dokument gefiltert werden. Die jeweilige Auswahl läßt sich sehr schnell ändern.

Kaum Schulungsaufwand

AKTEN hat für den Standardzugriff und die Eingabe von Dokumenten einen sehr simplen Ablauf und eine sehr einfache Darstellung. In der Regel kann jemand nach wenigen Minuten Einweisung mit dem System arbeiten. Gleichzeitig kann AKTEN seine Komplexität z.B. mit den Aktenläufen ausspielen.

Der „Schnellbrowser“ (Bild oben) ist die einfachste Navigationmöglichkeit durch alle Elemente in Akten. Der Anwender klickt ein Regal an, es werden die enthaltenen Ordner angezeigt. Der Anwender klickt anschließend einen oder mehrere Ordner an und bekommt die Verweise in einer ausführlichen Liste angezeigt. Diese Liste kann gefiltert werden nach Begriffe (Suchfeld oben) oder nach einem Datumsbereich (Eingabefelder unten). Komplexere Suchen können über den Standardbrowser durchgeführt werden.

Ist ein gewünschtes Dokument gefunden, kann es angewählt und umgeordnet/kopiert werden. AKTEN erlaubt die Kopie ein- und deselben Dokumentes in verschiedenen Ordnern. Ebenfalls kann von hier aus eine Aufgabe für das Dokument eingestellt werden:

Aufgaben

Das AufgabenfensterJede Aufgabe hat einen Fälligkeitstermin, zu dem sie für den User sichtbar in seinen Aufgaben auftaucht. So können Terminsachen und Verträge sicher überwacht werden. Auf Wunsch kann eine Benachrichtigung per Mail/SMS erfolgen, und zur Kontrolle können bis zu zwei Rückfalltermine angelegt werden: Zu diesen Terminen werden Benachrichtigungen an eingetragene Mitarbeiter, Abteilungsleiter, etc. verschickt. Im Abnahme – Aktenlauf werden Aufgaben automatisch „weitergegeben“, je nachdem, wer eine Mappe freigeben muss.