Dann sollte mein digitales Archiv eine schnelle Eingrenzung ermöglichen, also z.B. mit logischen Operatoren in der Suche. Logische Operatoren wären in unserem Beispiel „Rechnung AND 2016 AND XXXX“. Schon schrumpft die Liste auf alle Rechnungen aus 2016 an den Kunden XXXX.

Hilfreiche Kleinigkeiten

Erreichen kann man so etwas, indem man das Archiv unterstützt: Bei der Einsortierung der Dokumente aus dem Eingangskorb sollte man jedes Dokument kurz verschlagworten. Je nach Programm geht das intuitiv und schnell oder kompliziert und langsam.
Ist letzteres der Fall, nutzt man diese Verschlagwortung nicht mehr, und dann ist das Klassenziel für das Archivsystem verfehlt.

Letzter wichtiger Punkt: Verfügbarkeit. Ich hätte natürlich gern alle meine Informationen überall gesichert zur Verfügung, also die Urlaubsreservierung dann auch am Empfang des Hotels auf dem iPhone anzusehen.

Alle bis hierher aufgestellten Anforderungen beherrscht das Programm „Devonthink“ hervorragend. Seit vielen Jahren auf dem Markt, kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert hat es durch ein signifikantes Update und ein „Schwesterprogramm“ für iOS einen gewaltigen Schritt nach vorn getan.

Man kann jetzt seinen gesamten Datenbestand zwischen Macs und iOS-Geräten synchronisieren. Und eben nicht nur den Inhalt, sondern auch die komplette Einordnung und alle Schlagworte.

Zusätzliches Highlight: In der Pro-Version der iOS -Version werden ALLE Metadaten synchronisiert, die komplette Suche ist also auch auf dem iPad oder iPhone möglich, die gefundenen Daten in Form eines PDF, Textes, Word, Pages – Dokumentes werden aber dazu nicht benötigt.

Die können dann bei Bedarf nachgeladen werden. Genial für Menschen mit großen Datenbanken und kleinem Speicher im iPhone.

Einrichtung

Die ist sehr einfach. Programm installieren, Seriennummer eingeben und einen Speicherort für die erste Datenbank wählen.

Wer seine PDFs bisher in einer irgendwie gearteten Ordnerstruktur abgelegt hat, kann diese komplette Struktur jetzt importieren. Schlagworte in PDF-Dokumenten werden automatisch beachtet und separat gespeichert, stehen als nach dem Import sofort zur Verfügung.

Innerhalb des Programmes lassen sich Gruppen bilden, in die man die Dokumente einsortieren kann. Hat man, wie in unserem Beispiel, eine komplette Ordnerstruktur importiert, dann ist diese Struktur bereits in Gruppen nachgebildet.

Diese Gruppen werden später sinnvoll: Ein Dokument, welches man einordnen möchte, aber sich nicht mehr genau erinnert, wo andere Dokumente ähnlichen Inhaltes abgelegt sind: Devonthink hilft einem dabei: Über den Punkt „Einordnen“ schlägt das Programm Gruppen mit ähnlichem Inhalt vor. Und je mehr Dokumente ähnlichen Inhalts darin sind, um so besser ist die Treffsicherheit. Das funktioniert so gut, dass die nächste einzuordnende Steuererklärung schon fast von selbst in die richtige Gruppe wandert.

Lästige Duplikate

Dieses genaue Wissen über Inhalte erlauben eine weitere wunderbare Hilfestellung: Ein frisch importiertes Dokument, welches sich schon in der Sammlung befindet, wird erstaunlich genau gefunden, selbst wenn es einen anderen Namen hat. Man sieht auf einem Blick, dass das gerade in den Eingangskorb gelegte Dokument schon mal irgendwo in der Datenbank ist. Das kann man sich anzeigen lassen und eine der beiden Versionen dann entfernen.

Synchronisation

Die Einrichtung der Synchronisation ist einfach: Man legt auf einem der angebotenen Dienste einen Speicherort an. Das kann Dropbox, OneDrive, iCloud oder ein eigener WebDAV-Server auf z.B. einer Synology Diskstation sein. Zu diesem Speicherort wählt man ein Kennwort, mit dem Devonthink dann den kompletten Transfer (und die Dateien) verschlüsselt.

Um den Inhalt auf einem anderen Gerät zu sehen, legt man entweder bei iOS-Geräten den identischen Speicherort mit identischem Kennwort an, wählt eine oder mehrere der abgelegten Datenbanken aus und sofort danach fangen die Dokumente an, sich zu synchronisieren. Wie bereits oben erwähnt, braucht es die Pro-Version, um eine Trennung der Metadaten-Synchronisation von der Dokumenten- Synchronisation zu erreichen.

Auf einem weiteren Mac ist es fast genauso: Nach Anlegen des Speicherortes erscheint im Einstellungsfenster unter „entfernte Datenbanken“ die Gewünschte. Anwählen, und mit Rechtsklick sagen „Entfernte Datenbank importieren“.

Und ab jetzt wandern neu eingelesene Dokumente automatisch zwischen allen Geräten hin und her. Wer einen Schritt in ein gut funktionierendes papierloses Büro machen will, der sollte sich die Kombination Devonthink Pro und Devonthink to Go genau ansehen.

Eine der verfügbaren Versionen bindet auch die wunderbaren Fujitsu-Scanner samt Texterkennung ein, ein mit einem per WLAN angebundener ix100 erleichtert das „mal eben einen Brief scannen“ ungeheuer.

Der jährlich beim Autor anfallende Papierstapel ist von 4 großen Leitz-Ordner pro Jahr auf einen kleinen alle zwei Jahre geschrumpft.