Buchhaltung kann doch Spaß machen

Und so etwas sagt ein reiner Mac-User…
Doch, ist aber so. Nachdem ich jahrelang den monatlichen Weckruf der Steuerberaterin gefürchtet habe: „Ich brauche dann mal die Belege für letzten Monat/letztes Quartal“, gibt es deutliche Verbesserung zu berichten.

Ganz früher, in den papiernen Zeiten, war es besonders furchtbar: Sich durch die eindimensionale Papierablage quälen, dann fehlte dies und das, Rechnungen waren irgendwo abgelegt, nur nicht da, wo sie sein sollten.
In der Zwischenzeit, also halb papierlos, halb Papier war es nicht nur schlimm, sondern auch noch kompliziert: Dokumente, die per Mail auf dem iPhone ankamen, wurden angelegt und hoffentlich zum richtigen Zeitpunkt wieder gefunden, Papiere vagabundierten frei durch die Ablage…

Man merkt schon, was das Einhalten einer bestimmten Ordnung angeht gibt es Verbesserungsbedarf. Das musste sich ändern, und die Umstellung auf papierloses Büro war der Auslöser.
Nun kann man losgehen und ein Programm suchen, was alles gewünschte unter einen Deckel bringt, oder man guckt sich um, ob es schlanke, schnelle Programme gibt, die sich gut ergänzen. Und, siehe da, gibt es.

Den Anfang machte MoneyMoney, das schicke Banking-Programm. MoneyMoney haben wir an dieser Stelle schon mal besprochen, und seit dieser Besprechung ist ein wesentliches Feature dazugekommen: MoneyMoney holt sich von den Banken die offiziellen Kontoauszüge ab und das automatisch!
Da fehlen dann noch die Kontoauszüge für März…“ – kein Thema mehr. Einer der Stressfaktoren war damit weg, bleiben nur noch zwei: Das Schreiben von Rechnungen (und nachverfolgen, ob bezahlt ist) und das Sammeln der Eingangsrechnungen und Belege – samt Übergabe des ganzen Haufens an die Steuerberatung. Schick wäre natürlich auch, man wüsste schon vorher, was als zu zahlende Umsatzsteuer ungefähr rauskommt, ohne gleich alles in einem DATEV-Monster eingeben zu müssen.

Nach längerer Suche bin ich vor einiger Zeit für das „Sammeln-Problem“ auf die „Receipts“- App gestossen. Sieht schick aus, rasend schnell, einfachst zu bedienen und gut durchdacht. Jedes als PDF bei mir ankommende Dokument wird entweder direkt auf das Programmfenster gezogen oder in einen überwachten Ordner gelegt (mehr dazu gleich) und klassiziziert. Welcher Lieferant, kurzes Thema, was war das, welche Kategorie. Rechnungsdatum und Betrag sowie Mehrwertsteuer erkennt das Programm sehr zuverlässig selbst, und bei allen Rechnungen, auf der eine IBAN erkannt wird taucht ein kleiner Knopf auf: „Direkt bezahlen in MoneyMoney“.

Ein Klick darauf öffnet eine Überweisung in MoneyMoney, alle nötigen Daten bereits voreingetragen. Nur nach Zahldatum auswählen, abschicken und in Receipts dieses Datum eingeben – fertig.

Kommt jetzt der Lockruf der Steuerberatung, dann macht es richtig Spaß, das Programm zu starten, in der Menüleiste links das „Journal“ anzuklicken, den gewünschten Monat wählen und dann per „Export“ alle korrekt benannten Dokumente als PDF (oder zusammengefasst als ein PDF!!) und eine Excel-Liste zusammen in einem ZIP-Archiv zu haben. Das i.Tüpfelchen hier wäre noch die Option, gleich eine Mail anzustossen…
Im Journal sieht man auch gleich die aufaddierte Umsatzsteuer, damit hat man schon mal die erste Zahl für die zu erwartende Umsatzsteuerzahlung.
Für das Problem der auf iPhone und iPad eingehenden Rechnungen gibt es eine sehr elegante Lösung: Im Programm kann ich Ordner definieren, die das Programm überwacht. So einen auf der Dropbox angelegt, und man kann aus Mail die PDF da reinsichern. Startet man dann Receipts ist das neue Dokument sofort eingelesen und erkannt.

Die zweite Zahl zur Umsatzsteuer kommt über das dritte Programm zum Rechnungschreiben, „GrandTotal“.

Auch dieses Programm ist schnell und schlank, erklärt sich fast von selbst und ist in kaum 30 Minuten eingerichtet und bereit. Man gibt Kunden ein, zu diesen Kunden ordnet man einen Katalog mit Artikeln zu und aus diesen erzeugt man dann eine Ausgangsrechnung, mit richtiger Mehrwertsteuer und allem. Für die Ausgabe kann man sich sehr schnell fast beliebige Layouts zusammenklicken, mit eigenem Logo drin und allen Informationen, die man sich wünscht an den passenden Stellen. Layouts kann man mehrere haben, die pro Rechnung gewählt werden können.
Schön sind die Ideen zu Vereinfachung: In den Voreinstellungen legt man Texte an für den Mailversand, und für diese Textgestaltung kann man aus Token wählen. Token sind die Elemente, die eingegeben sind, also z.B. der eigene Firmenname, die Anschrift, Rechnungsnummer und mehr. Selten habe ich so gern Rechnungen geschrieben.
Ein Highlight: Hat man in Receipts Eingangsrechnungen, die man direkt weiter berechnen will, kann man die in Receipts anklicken, kopieren, in Grand Total eine Rechnung aufmachen und in den Rechnungsbereich die kopierten Rechnungen als Zeilen einfügen. Preis etwas anpassen, wenn man will, und dann ist das Ganze auch schon fertig.
Das Schönste kommt zum Schluss: In der Version 1.5 wird Receipts neben Eingangsrechnungen auch noch Ausgangsrechnungen verwalten. Das geht im Menü „Ablage“, „Importieren von Grand Total“. Anklicken, und zack – alle Rechnungen drin, korrekt mit Datum, Summen, Texten und als Ausgangsrechnungen markiert. In der Auswertung wird das korrekt angezeigt, und jetzt sieht man mit einem Blick, was das Finanzamt demnächst an Umsatzsteuer einzieht (oder rückerstattet).

Es ist soweit: Ich kann den nächsten Weckruf der Steuerberaterin kaum erwarten: Mit wenigen Klicks alles mustergültig zusammengestellt, dokumentiert und bekontoauszugt!

Klare Empfehlung für das mustergültige Trio!