Da haben wir einen interessanten, kleinen Neuankömmling, der erste mit KI.
Eine immer wiederkehrende Anforderung bei der Ordnung digitaler Belege ist die Benennung. Wichtig für später, denn egal, in welchem Programm ich nachher die Dateien ablege, es wird immer darauf hinauslaufen, dass eine Suche eine Liste von Dateien anzeigt.
Und da wäre es sehr hilfreich, wenn diese Dateien schon mal richtig gut benannt sind. Mit Datum oder ohne? Wenn ja, welches Datum? Jahreszahl zuerst wegen Sortierung? Ein intelligenter Helfer an dieser Stelle könnte einem im Vorfeld viel Arbeit abnehmen, und so einen Helfer gibt es jetzt:
Namequick beschreibt sich selbst als „Dateien nach Inhalt umbenennen & organisieren. Automatisch.“
Und genau das tut es, und das sehr gut. NameQuick filtert mit Hilfe von KI verschiedene Dinge aus einer Datei, das kann zum Beispiel das Datum sein, der Betrag einer Rechnung oder der Lieferant, also von wem kommt das Dokument.
Aus diesen Bausteinen läßt sich in einem zweiten Schritt der Dateiname zusammenbauen, also z.B. „2026-08-31-Lieferant-Rechnung.pdf“.
Es gibt vordefinierte Felder, wie Datum, Rechnungsbetrag, etc., das schicke aber ist: Man kann ein neues Feld anlegen und eine Anweisung an die KI eintragen. Beispiel: „IBAN ohne Leerzeichen“ liefert genau das zurück. Für jedes Feld gibt es eine Rückfallversicherung, wenn also im obigen Beispiel keine IBAN gefunden wird, kann ich etwas anderes eintragen (lassen).
Nach der erfolgten Erkennung der Felder erlaubt „NameQuick“ ein Aufräumen des erzeugten Textes, und zwar pro Feld oder für den gesamten Namen. In meinem Beispiel „2026-08-31-Lieferant-Rechnung.pdf“ sage ich z.B., dass das Datum in eine andere Form gebracht wird für eine bessere Sortierung, vom Anbieter, das ist der, der mir das Dokument geschickt hat, soll es nur das erste Wort einsetzen und so Firmennamen-Wortungetüme einzukürzen, und anschleißend soll er bitte noch alle Leerzeichen entfernen. Mit dem so zusammengebauten Text wird anschließend die Datei umbenannt.
Ordnung halten
Nach dieser Umbenennung kann ich noch weitreichende Anweisungen geben, was mit der umbenannten Datei passieren soll. Einmal kann ich Tags vergeben, zum anderen das Dokument in einen bestimmten Ordner ablegen. Wer ein einfaches Ablageschema nutz, hat damit diese Datei schon komplett bearbeitet. Auf der Webseite im Supportbereich gibt es eine gute Erklärung dafür und auch ein vernünftiger Vorschlag, wie so eine Hierarchie aussehen könnte.
Datenschutz
Das Programm kann in zwei Modi arbeiten, einmal „managed„, dann kümmert sich der Hersteller um alles, was KI angeht. Das kosten für eine bestimmte Anzahl Benennungen einen monatlichen Preis. Hier werden die Dokumente dann an eine externe KI geschickt. Wer das nicht möchte, kann das Programm einmalig erwerben und dann entweder einen eigenen API-Schlüssel für seinen bevorzugten KI-Anbieter verwenden, wobei aber auch hier die Dateien den Rechner verlassen.
Man kann aber auch auf die lokalen KI-Modelle von Apple wechseln, dann bleiben alle Daten auf dem Rechner. Diese internen Apple-Foundation-Modelle sind natürlich nicht so leistungsfähig wie die großen LLMs, aber unsere erste Erfahrung zeigt, dass das für die Bennenung von PDFs allemal ausreicht. Der benötigte Platz für die lokalen LLMs liegt bei 20GB pro Modell, ein weiteres Argument, SSD-Größe am Mac beim Kauf nicht zu knauserig zu halten – unser Reden… 😁
FAZIT:
Hat sofort einen festen Platz in unserer Verarbeitungsschlange für unseren internen Ablauf erhalten.
Von unserem einfachen Dokumentenmanagement – System isidocs gibt es eine neue Version:
Version 149 – Register in Ordnern
Wir haben den Schnellbrowser noch effektiver gemacht. Eine Organisationsebene war in isidocs nur sehr versteckt vorhanden, die Registerblätter in Ordnern. Das haben wir deutlicher gemacht und vereinfacht.
In isidocs dienen die „Etiketten“ als Registerkarten. Damit ist eine weitere Unterteilung in Ordnern machbar. Legen Sie sich Etiketten (TAGS) mit den gewünschten Bezeichnungen an und weisen Sie diese Bezeichnungen den Verweisen zu. In der Schnellsuche gibt es oben neben dem Volltext-Suchfeld das Auswahlmenü für Etiketten, und damit kann man in einem (oder mehreren) Ordnern schnell auf diese „Registerkarte“ filtern.
Wie gehts?
1.) Überlegen Sie, wie sie einen Ordner unterteilen wollen. Nach Datum brauchen Sie nicht, sie können jederzeit alle angezeigten Listen mit den Datumswerkzeugen unten links filtern. Nach Dokumententyp können Sie innerhalb eines Ordners sortieren. Nehmen wir als Beispiel den Rechnungsstatus, also bezahlt/unbezahlt.
2.) Wählen Sie den Ordner aus und markieren alle Verweise. Mit Rechtsklick und „Schlagworte zuweisen“ können Sie ein einzutragendes/zu entfernendes Schlagwort auswählen.
3.) Oben rechts gibt es ein Aufklappmenü für Schlagworte, hier können Sie jetzt den Ordnerinhalt auf die neuen Registerkarten filtern.
TIP: isidocs gruppiert die Etiketten nach dem ersten Buchstaben, wollen Sie gleichartige Register in einem Menüpunkt zusammen halten, setzen Sie einen passenden Buchstaben, in unseren Beispiel „R bezahlt“ und „R unbezahlt“.
4.) Verweise zwischen Registerkarten verschieben: zum Beispiel alle unbezahlten Rechnungen markieren, Rechtsklick und „Schlagworte zuweisen“, „R bezahlt“ auswählen. Danach diese Verweise noch einmal mit Rechtsklick und „R unbezahlt“ und entfernen anhaken.
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Bugfixes:
– Benutzer neu anlegen im Client/Server- Betrieb setzt korrekt die Gruppe „Alle“
Ein vielfacher Wunsch geht in Erfüllung: Wer möchte, kann isidocs-Dokumente jetzt in der Cloud haben. Unser Ansatz bei isidocs ist ja, möglichst alle Dokumente nicht auf fremden Servern zu halten. Gleichzeitig möchten wir aber ermöglichen, dass man von unterwegs Zugriff auf ausgewählte Dokumente hat. Geplant ie es, die Serverversion von isidocs mit einem Webzugriff auszustatten. Bis dahin gibt es jetzt sowohl für Nutzer der Serverversion als auch der Einzelplatzversion eine Möglichkeit, eine Auswahl an Dokumenten in einen Ordner zu synchronisieren, der bei einem Cloud-Anbieter liegt. Das kann Dropbox, iCloud oder ein eigenes NAS sein, z.B. Synology Drive. Vorteil dieser Lösung: Die Dokumente werden in der Struktur abgelegt, in der sie auch in isidocs sind, also Regal/Ordner oder Mappenart/Mappe.
Voraussetzungen:
– der angemeldete User muss für dieses Auslagern von sensiblen Daten freigeschaltet sein. Das kann der Admin einstellen: Benutzer bearbeiten, einen Haken setzen bei „Berechtigungen“, „Ordner/Mappen in der Cloud“.
– Ist diese Markierung gesetzt, kann jeder Benutzer Ordner oder Mappen mit der Markierung „Cloud“ versehen.
– Der Benutzer muss in den „Voreinstellungen/Weiteres“ einen Ordner auf einem Cloud-Laufwerk auswählen.
– Beim Beenden des Programmes werden dann alle markierten Ordner/Mappen in diesen Ordner synchronisiert.
– Die Synchronisation ist in eine Richtung, manuelle Änderungen am Ordner werden NICHT in isidocs zurückgespielt.
– Bei der jeweils ersten Synchronisation eines Ordners/einer Mappe werden alle enthaltenen Dokumente geladen, bei folgenden Synchronisationen nur die neu hinzu gekommenen Verweise.
– Durch diese Vorgehensweise ist die Synchronisation sehr schnell. Löschungen von nicht mehr synchronisierten Ordner im Cloud-Ordner werden auf Wunsch bei Abwählen des Ordners vorgenommen.
– Da man theoretisch Regale, Mappen, Ordner und Dokumente mit gleichem Namen haben kann, setzt isidocs an die jeweiligen Namen am Ende eine eindeutige Nummer.
Verbesserungen im Büro
– In der Artikelliste in der Kalkulation gibt es ein Rechtsklick-Menü, mit dem man die Artikelnummer kopieren kann, den Originalartikel aufrufen und den EK festsetzen kann.
– Bugfixes:
– Wird eine Rechnung verbucht, kommt auch der Druckdialog, wenn Drucken angehakt war.
– Wird ein Projekt neu angelegt und „in einem Rutsch“ Artikel hinzugefügt, Rechnung erzeugt und gedruckt dann wurde die Liste der Artikel nicht gespeichert.
Wir können mehr - viel mehr...
Unsere Kontaktdaten auf einen Blick
Verkauf und Service von Apple-Geräten in Bremen. Wie ist der aktuelle Stand? Wo finde ich Hilfe, wo kann ich nach Beratung kaufen? Mehr dazu hier..
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