Ein Programm, welches ich bei der Planung dieser Artikelreihe fast übersehen hätte, ist Hazel von Noodlesoft. Das liegt unter anderem daran, dass Hazel unauffällig im Hintergrund seine Aufgaben erledigt und damit tatsächlich dank reibungsloser Funktion aus der Wahrnehmung verschwindet.
Hazels Funktion ist einfach: Es sortiert Dokumente auf dem Mac. Man übergibt Hazel ein Dokument, Hazel guckt sich das von aussen und innen an und stellt verschiedene Dinge damit an.
Beispiel gefällig?
Man tut ein PDF in einen Ordner, Hazel greift sich dieses Dokument, untersucht es auf Art, Namen, Endung, Inhalt und arbeitet dann einen Satz von Regen ab, die darin gipfeln, dass das Dokument korrekt benannt richtig abgelegt wird. In meinem Beispiel wird das PDF mit dem richtigen Namen versehen und an drei verschiedene Orte gelegt, unter anderen automatisch auf einen SFTP-Server hochgeladen. Hazel bietet einen reichhaltigen Satz an Bedingungen und den darauf folgenden Aktionen.
„Wenn der Dateityp ein PDF ist UND es das Wort »Rechnung« irgendwo im Dokument gibt, DANN sortiere das Dokument bitte in den Ordner Rechnungen, in einen Unterordner mit Jahr/Monat-Schema. Existiert so ein Ordner noch nicht, dann lege ihn bitte an. Anschließend füge das Dokument noch in den Eingangskorb von DEVONthink hinzu und zu guter Letzt lade es bitte auf einen FTP-Server hoch, ebenfalls in eine Jahr-Monat Hierarchie. Ach so: gibt es keinen Inhalt im Dokument, dann versuche OCR auf dem Dokument.“
Damit hat man seinen papierlosen Workflow perfekt im Griff. Ein weiterer Anwendungsfall ist zum Beispiel, neu ankommende Backups eines Programmes mit dem heutigen Datum umzubenennen, damit das nächste ankommende Backup nicht das letzte überschreibt.
Version 164 vom 27.06.2023 – Lexoffice 2 / Zeiterfassung
Zeiterfassung/Ticketsystem: Unsere einfache Anbindung an Lexoffice aus Version 162 funktioniert gut, und wenn etwas gut funktioniert, kommen Wünsche auf: Voila, in Version 164 ist für alle Anwender mit der gekauften “Büro”- Version eine komplette, sehr einfache Zeiterfassung mit integriertem Ticketsystem enthalten. Abgerechnet werden diese Zeiten dann in der Übergabe an Lexoffice.
Mit der Berücksichtigung von SLA (Service Level Agreements) für bestimmte Kunden, damit sind unterschiedliche Stundensätze realisiert.
Die mit der Version 160 eingeführte Funktion der Favoriten-Mappe haben wir noch einmal ausgebaut. Es gibt nach wie vor die Mappe „Favoriten“. Wenn eine Mappe so genannt wird, dann wird Sie über die neue Schaltfläche (ganzrechts) aufgerufen.
Ganz neu ist jetzt, dass jede(r) User(in) sich eigene Favoritenmappen anlegen kann. Der Klick auf den Favoriten-Knopf öffnet jetzt eine Auswahl, und ein weiterer Klick die gewünschte Mappe.
Der Textbaustein-Editor und die Ersetzung kennen jetzt eine neue Variable: „user“ setzt den angemeldeten User in den Text ein.
Bei der Eingabe von Textbausteinen kann jetzt direkt der Textbausteineditor aufgerufen werden. Ein manuell verfasster Text kann so direkt als Textbaustein angelegt werden.
Administration: Das Anlegen und Bearbeiten von Usern wurde verbessert. User lassen sich beim Bearbeiten nach Mandanten filtern.
Wir haben ja mit isidocs das Ziel, die elektronische Dokumentenablage so nah am wirklichen Leben zu orientieren wie es geht. Wir haben Regale, Ordner, Mappen, Register und Post-Its, und seit heute gesellt sich der Hefter dazu. Wie im wirklichen Leben organisiert der Hefter zusammengehörige Dokumente, für die sich eine eigene Mappe nicht lohnt. Buchungsbeleg an einen Kontoauszug, Lieferschein an eine Rechnung, Zahlungsbeleg an eine Rechnung, so etwas. Wie im wirklichen Leben kann jedes Dokument nur in einer Heftung sein. Von jedem Dokument hat man Zugriff auf alle angehefteten Dokumente.
Der Hefter ist bei der Bearbeitung eines Verweises im Reiter „Heftung“ zu finden. Da werden alle Dokumente in einer Heftung gezeigt, per Doppelklick lassen sich alle Dokumente öffnen – ausser dem, das sie grad als erstes geöffnet haben. Ein Klick auf ein angeheftetes Dokument zeigt es im Fenster rechts an, ein Wechsel auf einen der anderen Reiter zeigt wieder das geöffnete Dokument an.
Über den Knopf mit dem Heftsymbol oben rechts können Sie Verweise mit dem aktuell geöffneten Verweis zusammenheften.
Wenn Sie die Zwischenablage geöffnet haben (fünftes Symbol im aufsprigenden Menü mit Schnellsuche, Suche, Kundenakte, letzte Verweise und Zwischenablage), dann können Sie Verweise aus der Schnellsuche/Suche/Eingangskorb in diese Zwischenablage ziehen und von dort aus in die Liste der gehefteten Verweise im geöffneten Verweis.
Was auch geht – alle in der Zwischenablage befindlichen Verweise lassen sich mit dem Menü oben rechts zusammenheften. Das geht nur, wenn kein bereits gehefteter Verweis in der Zwischenablage ist. In einer der nächsten Versionen bauen wir noch ein, dass man aus Mappen auch Verwesie direkt in die Zwischenablage ziehen kann.
Verbesserungen im Büro…
Mahnungen – Von einer geöffneten Rechnung kann man direkt eine Mahnung auslösen…
Von unserem einfachen Dokumentenmanagement – System isidocs gibt es eine neue Version:
Version 149 – Register in Ordnern
Wir haben den Schnellbrowser noch effektiver gemacht. Eine Organisationsebene war in isidocs nur sehr versteckt vorhanden, die Registerblätter in Ordnern. Das haben wir deutlicher gemacht und vereinfacht.
In isidocs dienen die „Etiketten“ als Registerkarten. Damit ist eine weitere Unterteilung in Ordnern machbar. Legen Sie sich Etiketten (TAGS) mit den gewünschten Bezeichnungen an und weisen Sie diese Bezeichnungen den Verweisen zu. In der Schnellsuche gibt es oben neben dem Volltext-Suchfeld das Auswahlmenü für Etiketten, und damit kann man in einem (oder mehreren) Ordnern schnell auf diese „Registerkarte“ filtern.
Wie gehts?
1.) Überlegen Sie, wie sie einen Ordner unterteilen wollen. Nach Datum brauchen Sie nicht, sie können jederzeit alle angezeigten Listen mit den Datumswerkzeugen unten links filtern. Nach Dokumententyp können Sie innerhalb eines Ordners sortieren. Nehmen wir als Beispiel den Rechnungsstatus, also bezahlt/unbezahlt.
2.) Wählen Sie den Ordner aus und markieren alle Verweise. Mit Rechtsklick und „Schlagworte zuweisen“ können Sie ein einzutragendes/zu entfernendes Schlagwort auswählen.
3.) Oben rechts gibt es ein Aufklappmenü für Schlagworte, hier können Sie jetzt den Ordnerinhalt auf die neuen Registerkarten filtern.
TIP: isidocs gruppiert die Etiketten nach dem ersten Buchstaben, wollen Sie gleichartige Register in einem Menüpunkt zusammen halten, setzen Sie einen passenden Buchstaben, in unseren Beispiel „R bezahlt“ und „R unbezahlt“.
4.) Verweise zwischen Registerkarten verschieben: zum Beispiel alle unbezahlten Rechnungen markieren, Rechtsklick und „Schlagworte zuweisen“, „R bezahlt“ auswählen. Danach diese Verweise noch einmal mit Rechtsklick und „R unbezahlt“ und entfernen anhaken.
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Bugfixes:
– Benutzer neu anlegen im Client/Server- Betrieb setzt korrekt die Gruppe „Alle“
Ein vielfacher Wunsch geht in Erfüllung: Wer möchte, kann isidocs-Dokumente jetzt in der Cloud haben. Unser Ansatz bei isidocs ist ja, möglichst alle Dokumente nicht auf fremden Servern zu halten. Gleichzeitig möchten wir aber ermöglichen, dass man von unterwegs Zugriff auf ausgewählte Dokumente hat. Geplant ie es, die Serverversion von isidocs mit einem Webzugriff auszustatten. Bis dahin gibt es jetzt sowohl für Nutzer der Serverversion als auch der Einzelplatzversion eine Möglichkeit, eine Auswahl an Dokumenten in einen Ordner zu synchronisieren, der bei einem Cloud-Anbieter liegt. Das kann Dropbox, iCloud oder ein eigenes NAS sein, z.B. Synology Drive. Vorteil dieser Lösung: Die Dokumente werden in der Struktur abgelegt, in der sie auch in isidocs sind, also Regal/Ordner oder Mappenart/Mappe.
Voraussetzungen:
– der angemeldete User muss für dieses Auslagern von sensiblen Daten freigeschaltet sein. Das kann der Admin einstellen: Benutzer bearbeiten, einen Haken setzen bei „Berechtigungen“, „Ordner/Mappen in der Cloud“.
– Ist diese Markierung gesetzt, kann jeder Benutzer Ordner oder Mappen mit der Markierung „Cloud“ versehen.
– Der Benutzer muss in den „Voreinstellungen/Weiteres“ einen Ordner auf einem Cloud-Laufwerk auswählen.
– Beim Beenden des Programmes werden dann alle markierten Ordner/Mappen in diesen Ordner synchronisiert.
– Die Synchronisation ist in eine Richtung, manuelle Änderungen am Ordner werden NICHT in isidocs zurückgespielt.
– Bei der jeweils ersten Synchronisation eines Ordners/einer Mappe werden alle enthaltenen Dokumente geladen, bei folgenden Synchronisationen nur die neu hinzu gekommenen Verweise.
– Durch diese Vorgehensweise ist die Synchronisation sehr schnell. Löschungen von nicht mehr synchronisierten Ordner im Cloud-Ordner werden auf Wunsch bei Abwählen des Ordners vorgenommen.
– Da man theoretisch Regale, Mappen, Ordner und Dokumente mit gleichem Namen haben kann, setzt isidocs an die jeweiligen Namen am Ende eine eindeutige Nummer.
Verbesserungen im Büro
– In der Artikelliste in der Kalkulation gibt es ein Rechtsklick-Menü, mit dem man die Artikelnummer kopieren kann, den Originalartikel aufrufen und den EK festsetzen kann.
– Bugfixes:
– Wird eine Rechnung verbucht, kommt auch der Druckdialog, wenn Drucken angehakt war.
– Wird ein Projekt neu angelegt und „in einem Rutsch“ Artikel hinzugefügt, Rechnung erzeugt und gedruckt dann wurde die Liste der Artikel nicht gespeichert.
Wir können mehr - viel mehr...
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